A dare il via alla gestione in outsourcing dei documenti è stato il Dlgs 52/2004 che, sostituendo integralmente l'articolo 21 del Dpr 633/1972, ha introdotto la possibilità, per il cedente o prestatore, di far emettere la fattura da un soggetto terzo (outsourcer). Completano il quadro normativo le disposizioni sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relative ai documenti informatici, contenute nel Dm 23 gennaio 2004, nonché le regole tecniche del Cnipa con la deliberazione n. 11/2004, espressamente richiamata dal suddetto decreto ministeriale.
Modalità operative
A seconda degli accordi intercorsi tra cedente/prestatore e outsourcer, le modalità di emissione dei documenti potrebbero essere le seguenti:
fattura redatta a monte dal cedente/prestatore e inoltrata all'outsourcer
trasmissione all'outsourcer di un flusso di dati da aggregare per la compilazione della fattura stessa.
Al fine di adempiere correttamente agli obblighi fiscali, occorre evidenziare che, nel primo caso, l'emittente della fattura sarà il cedente/prestatore, mentre, nel secondo caso, l'emittente sarà l'outsourcer e a rilevare, dal punto di vista fiscale, sarà il momento della spedizione e/o trasmissione della fattura dall'outsourcer al cliente.
Comunque, a prescindere dalle modalità operative sopra esposte, l'emissione delle fatture elettroniche dovrà essere effettuata nel rispetto del combinato disposto degli articoli 21 del Dpr 633/72 e 3 del Dm 23 gennaio 2004, ossia apponendo sulle stesse il riferimento temporale(1) e la firma digitale(2), per garantire l'attestazione della data, l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto. Inoltre, le fatture emesse in forma elettronica dovranno essere archiviate, con cadenza quindicinale, nella stessa forma stabilita dall'articolo 39, comma 3, del Dpr 633/72.
Per quanto riguarda il processo di archiviazione elettronica è previsto che il responsabile della conservazione apponga sull'insieme dei documenti o su un'evidenza informatica contenente l'impronta(3) o le impronte dei documenti, la firma digitale e la marca temporale(4).
Infine, si evidenzia che l'emissione delle fatture in formato elettronico è subordinata alla stipula di uno specifico accordo con il destinatario (ex articolo 21, comma 3, del Dpr 633/72); quindi, si potrà procedere con l'emissione delle fatture elettroniche solo dopo averne ottenuto il consenso.
Le comunicazioni all'Agenzia
Per procedere correttamente alla gestione dei documenti, l'outsourcer, che si trovi nel territorio nazionale o in qualsiasi altro Paese comunitario, è tenuto a comunicare il luogo di conservazione delle fatture utilizzando i modelli AA7 e AA9. In particolare, dovrà compilare il quadro E del modello AA7 se trattasi di soggetti diversi da persona fisica, o il quadro F del modello AA9 qualora si tratti di imprese individuali e lavoratori autonomi.
Le suddette comunicazioni, come previsto dall'articolo 35 del Dpr n. 633/72, potranno essere presentate:
in duplice esemplare direttamente a uno qualsiasi degli uffici dell'agenzia delle Entrate
in unico esemplare a mezzo raccomandata, allegando copia del documento di identità del dichiarante, a uno qualsiasi degli uffici dell'agenzia delle Entrate
per via telematica direttamente dal contribuente o tramite i soggetti abilitati (di cui all'articolo 3 del Dpr 322/98)
presso l'ufficio del Registro delle imprese esclusivamente da parte dei soggetti legittimati alla trasmissione telematica.
Nel caso in cui l'outsourcer sia residente in un Paese extra Ue con il quale non si abbiano strumenti giuridici di reciproca assistenza in materia Iva, vengono richiesti, al soggetto italiano che affida in outsourcing la gestione, i seguenti requisiti:
avere iniziato l'attività da almeno cinque anni
non aver ricevuto notifiche di atti impositivi o di contestazioni di violazioni sostanziali ai fini Iva negli ultimi cinque anni.
Inoltre, bisognerà trasmettere, esclusivamente per via telematica, una comunicazione preventiva all'agenzia delle Entrate.
Le responsabilità
Nel momento in cui un soggetto decide di affidare in outsourcing l'intera gestione delle proprie fatture, in virtù del fatto che gli adempimenti sono particolarmente complessi, deve necessariamente rivolgere particolare attenzione ai compiti e alle responsabilità che il contratto di outsourcing prevede. Ricordiamo che l'articolo 5 della deliberazione Cnipa 11/2004 pone in capo al responsabile della conservazione tutta una serie di obblighi quali: gestire i sistemi hardware e software, descrivere dettagliatamente i processi utilizzati, rendere disponibili i documenti in qualsiasi momento, effettuare le copie di backup, adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema, eccetera.
Inoltre, vista la complessità delle operazioni sopraelencate, anche se non imposto da alcuna norma, si rende necessario redigere un manuale della conservazione sostitutiva, in cui definire tutte le specifiche tecnico-operative poste in essere nel processo di conservazione.
Ciò detto, è opportuno distinguere la responsabilità civilistica da quella fiscale.
Per quanto riguarda gli aspetti civilistici, l'outsourcer risponderà genericamente in base all'articolo 1218(5) del Codice civile, che prevede l'obbligo al risarcimento del danno. E, più in particolare, risponderà ex articolo 1710(6) cc in caso di violazione del generale obbligo di diligenza nell'assolvimento dei suoi compiti.
Relativamente all'aspetto fiscale, l'affidamento contrattuale verso l'esterno di operazioni rilevanti ai fini fiscali non determina assolutamente una conseguente traslazione della responsabilità nei confronti dell'outsourcer, nel senso che responsabile fiscalmente è sempre e solo il soggetto che affida all'esterno l'incarico.
NOTE:
1) Informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata a uno o più documenti informatici.
2) Particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l'autenticità e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
3) Sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione di un'opportuna funzione matematica (funzione di hash).
4) Evidenza informatica (sequenza di simboli binari bit) che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale.
5) Articolo 1218 - Responsabilità del debitore - Il debitore che non esegue esattamente la prestazione dovuta è tenuto al risarcimento del danno, se non prova che l'inadempimento o il ritardo è stato determinato da impossibilità della prestazione derivante da causa a lui non imputabile.
6) Articolo 1710 - Diligenza del mandatario - Il mandatario è tenuto a eseguire il mandato con la diligenza del buon padre di famiglia; ma se il mandato è gratuito, la responsabilità per colpa è valutata con minor rigore.
Fonte: Agenzia Entrate - Gaetano Silipigni
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