Quando va effettuata la conservazione sostitutiva dei documenti analogici di titoli di spesa? La copia cartacea del documento dematerializzato richiede l’attestazione di conformità del pubblico ufficiale?
La procedura di conservazione può essere effettuata in qualunque momento, ma bisogna tener conto che la conservazione in modalità sostitutiva dei titoli di spesa può avvenire solo se che ciascuno di essi sia completo delle necessarie timbrature apposte in modalità analogica. Per una corretta conservazione sostituiva dei documenti analogici (articolo 4 del Dm 23 gennaio 2004), occorre acquisire la corretta immagine degli stessi, sia tramite la scansione del documento analogico, sia con altre modalità che garantiscano la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto rappresentativo del documento stesso (cfr risoluzioni nn. 196/E e 220/E del 2009).
Ai sensi dell’articolo 23, comma 2-bis, del decreto legislativo n. 8/2005, le copie su supporto cartaceo dei documenti informatici sono idonee a sostituire “ad ogni effetto di legge” gli originali informatici da cui sono tratte, qualora il pubblico ufficiale attesti la loro conformità agli originali “in tutte le sue componenti”.
Fonte: Agenzia Entrate
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