Conservazione documenti fiscali al passo con la dematerializzazione.

Qualora il conservatore dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari sia un soggetto diverso dal contribuente e dal depositario delle scritture contabili ex articolo 52, comma 10, del Dpr 633/1972, non vi è obbligo di comunicarne direttamente gli estremi identificativi all’Amministrazione finanziaria.<br /> È questa, in estrema sintesi, la conclusione cui è giunta l’Agenzia delle Entrate con la risoluzione n. 81/E del 25 settembre.<br /> <br /> Il caso<br /> Una ditta fornisce beni e servizi ad Aziende sanitarie locali.<br /> Dal 2015, per la fatturazione delle varie operazioni (da svolgersi in forma necessariamente elettronica, secondo il Dm 55/2013), essa si avvale di un soggetto terzo, che ne cura i diversi passaggi, dall’emissione sino alla conservazione.<br /> Considerato che tale soggetto non è il depositario delle scritture contabili, ma il solo “conservatore” delle fatture elettroniche, la contribuente pone il dubbio – anche sulla scorta di alcune indicazioni provenienti dalla propria associazione di categoria – se i suoi dati, nonché il luogo di conservazione, vadano comunque comunicati all’Amministrazione finanziaria, utilizzando i relativi modelli (in particolare, AA9/11 per le imprese individuali e i lavoratori autonomi, AA7/10 per i soggetti diversi dalle persone fisiche).<br /> <br /> La soluzione fornita dall’Agenzia delle Entrate<br /> Premesso che, qualunque veste, pubblica o privata, abbia il destinatario delle fatture elettroniche, esse vanno conservate nella medesima forma (elettronica), l’Agenzia delle Entrate osserva come tale procedimento, secondo l’articolo 39, comma 3, del Dpr 633/1972, deve svolgersi nel rispetto dell’apposito decreto emanato dal ministero dell’Economia e delle Finanze, secondo la delega allo stesso operata all’interno del Dlgs 82/2005 (“Codice dell’amministrazione digitale” - Cad).<br /> Il decreto in parola (Dm 17 giugno 2014), nell’aggiornare le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, ha peraltro stabilito che il contribuente:<br /> comunica di effettuare la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini della dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento. Obbligo da assolvere con la compilazione del rigo RS140 del modello Unico PF (ovvero dei righi RS104 e RS40, rispettivamente dei modelli Unico Sc e Unico Sp)<br /> in caso di controlli, può esibire i documenti conservati anche per via telematica (secondo modalità da stabilirsi con provvedimenti che saranno emanati dai direttori delle competenti Agenzie fiscali), fermo restando che deve renderli leggibili e, a richiesta, disponibili su supporto cartaceo o informatico presso la propria sede “ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633” (articolo 5 del Dm).<br /> Tuttavia, precisa l’Amministrazione, la “conservazione” cui tale ultima norma si riferisce (e i relativi obblighi comunicativi in caso di variazione di luoghi e soggetti coinvolti – da espletarsi a mezzo dei quadri E ed F dei citati modelli AA7/10 e AA9/11, da quest’anno AA9/12) deve necessariamente tenere conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti.<br /> Dunque, se nell’era analogica, il concetto di conservazione delle scritture era, nella sostanza, coincidente con quello di deposito, ciò non è più vero oggi, quando il “conservatore” non solo può essere il contribuente in prima persona o colui che si è obbligato alla custodia quale depositario delle scritture contabili (ai sensi e per gli effetti dell’articolo 52 del Dpr 633/1972), ma anche un terzo che cura, appunto, il solo processo di “conservazione elettronica” dei documenti fiscali.<br /> In quest’ultima ipotesi, non sarà necessaria alcuna comunicazione, diversa da quella contenuta nel modello Unico.<br /> <br /> Va infatti considerato che, in caso di accesso, i verificatori devono essere messi in condizione di visionare e acquisire direttamente, presso la sede del contribuente, ovvero del diverso “depositario” delle scritture contabili, la documentazione fiscale (compresa quella che garantisce l’autenticità e integrità delle fatture), per verificarne la corretta conservazione, mentre il “conservatore” dovrà comunque operare secondo le prescrizioni del Cad e dei relativi decreti di attuazione (in primis, il Dpcm 3 dicembre 2013, che impone la redazione di un apposito manuale della conservazione dove descrivere compiutamente il processo adottato e identificare i soggetti coinvolti).<br /> Come logico, la mancata esibizione dei documenti comporterà gli effetti previsti dalla legge, quali, ad esempio, l’impossibilità di prendere in considerazione gli stessi a favore del contribuente ai fini dell’accertamento in sede amministrativa o contenziosa, ovvero il disconoscimento della contabilità e, in conseguenza, la ricostruzione induttiva del reddito d’impresa (rispettivamente ex articolo 52 del Dpr 633/1972 e 39 del Dpr 600/1973).<br /> <br /> Considerazioni finali<br /> Con la risoluzione odierna, l’Agenzia delle Entrate alimenta la diffusione della fatturazione elettronica, alleggerendo il relativo procedimento rispetto ad adempimenti non strettamente necessari e unendosi alla strada maestra ribadita nelle scorse settimane dal legislatore italiano per mezzo del Dlgs 127/2015, che vede ormai in tale modalità di fatturazione un cardine per il rilancio dei rapporti commerciali tra privati e verso la pubblica amministrazione.<br /> <div> <br /></div> <div> <br /></div> <div> <i>Fonte: Agenzia Entrate</i></div>

Conservazione documenti fiscali al passo con la dematerializzazione.

Qualora il conservatore dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari sia un soggetto diverso dal contribuente e dal depositario del...

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Conservazione elettronica, scelta in dichiarazione.

Sono scattate lo scorso venerdì 27 giugno le nuove regole sulla conservazione elettronica dei documenti fiscali previste dal decreto ministeriale del 17 giugno 2014 (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno). Tra le novità, viene previsto che la comunicazione all’Amministrazione fiscale dell’adozione della conservazione dematerializzata avverrà attraverso la dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di riferimento. Inoltre, il pagamento dell’imposta di bollo (se richiesta) per libri, scritture contabili e documenti tributari in versione informatica dovrà avvenire mediante F24 telematico. Per quanto riguarda i registri, l’imposta di bollo è dovuta ogni 2.500 registrazioni o loro frazioni. La sottoscrizione dei documenti digitali, per i quali è prevista la trasmissione al Fisco, deve avvenire tramite firma digitale oppure elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzia fiscali.

Conservazione elettronica, scelta in dichiarazione.

Sono scattate lo scorso venerdì 27 giugno le nuove regole sulla conservazione elettronica dei documenti fiscali previste dal decreto ministe...

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Documenti di spesa “dematerializzati”.

Quando va effettuata la conservazione sostitutiva dei documenti analogici di titoli di spesa? La copia cartacea del documento dematerializzato richiede l’attestazione di conformità del pubblico ufficiale?<br /><br />La procedura di conservazione può essere effettuata in qualunque momento, ma bisogna tener conto che la conservazione in modalità sostitutiva dei titoli di spesa può avvenire solo se che ciascuno di essi sia completo delle necessarie timbrature apposte in modalità analogica. Per una corretta conservazione sostituiva dei documenti analogici (articolo 4 del Dm 23 gennaio 2004), occorre acquisire la corretta immagine degli stessi, sia tramite la scansione del documento analogico, sia con altre modalità che garantiscano la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto rappresentativo del documento stesso (cfr risoluzioni nn. 196/E e 220/E del 2009).<br />Ai sensi dell’articolo 23, comma 2-bis, del decreto legislativo n. 8/2005, le copie su supporto cartaceo dei documenti informatici sono idonee a sostituire “ad ogni effetto di legge” gli originali informatici da cui sono tratte, qualora il pubblico ufficiale attesti la loro conformità agli originali “in tutte le sue componenti”.<br /><br /><br /><span style="font-style:italic;">Fonte: Agenzia Entrate</span>

Documenti di spesa “dematerializzati”.

Quando va effettuata la conservazione sostitutiva dei documenti analogici di titoli di spesa? La copia cartacea del documento dematerializza...

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Regole della dematerializzazione.

Con il provvedimento 25 ottobre 2010 del direttore dell'Agenzia delle Entrate, attuativo delle disposizioni contenute nel Dm 23 gennaio 2004, si è chiuso il cerchio sulla conservazione digitale dei documenti rilevanti ai fini tributari. <br /><br />Il fine è stato quello di estendere, nel tempo, la validità dei documenti informatici e di consentire all'Amministrazione finanziaria di conoscere i contribuenti che adottano sistemi di conservazione digitale, nonché i dati relativi ai responsabili della conservazione e ai soggetti da questi eventualmente delegati ai sensi dell'articolo 5, comma 2, della deliberazione Cnipa 11/2004. <br /><br />Cos'è l'impronta dell'archivio informatico <br />Prima di affrontare gli aspetti tecnici relativi alla generazione e alla trasmissione dell'impronta dell'archivio informatico, è opportuno chiarire cosa sia materialmente un'impronta informatica di un file. <br />Si tratta di una sequenza di caratteri ottenuta applicando una funzione di calcolo, detta funzione di hash, al file. <br />Uno stesso file a cui è applicata la stessa funzione di hash genera sempre la medesima impronta. La stringa di output è univoca per ogni file e ne è un identificatore. <br />Esempio di impronta: 33ag16b450c7fc2e4d6ef87ac122ffebccf47abf4de5a7faed47fcc8dae398ac generata applicando la funzione di hash SHA-256. <br /><br />La fase di generazione dell'impronta <br />Dal punto di vista operativo, il soggetto titolare dei documenti o il responsabile della conservazione, dovrà generare l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione e redigere una comunicazione, in formato Xml (eXtensible markup language), da trasmettere telematicamente all'Agenzia delle Entrate. <br />Le indicazioni operative sono reperibili sul sito dell'Agenzia, nella sezione "Cosa devi fare - Comunicare dati - Comunicazione dell'impronta dei documenti informatici". <br />Da questa sezione è possibile scaricare lo schema, in formato "xsd" (schema_impronte.xsd) che definisce la struttura e le regole formali per la compilazione della comunicazione, e la procedura di controllo utilizzata per verificare la conformità del file da inviare telematicamente. <br /><br />Una volta trasmessa la comunicazione attraverso i canali Entratel o Fisconline, l'utente riceverà - sempre telematicamente - una conferma di avvenuta ricezione che, al suo interno, conterrà un breve messaggio circa la correttezza o meno della comunicazione stessa. È quindi possibile che a fronte di una comunicazione, per diversi motivi, possa essere comunicato uno scarto. <br />Una possibile causa di scarto potrebbe essere rappresentata dal controllo incrociato tra l'impronta dell'archivio informatico indicata nella comunicazione e la marca temporale utilizzata. Tale eventualità si fonda sul fatto che gli operatori del settore hanno posto in essere comportamenti tra di loro differenti nel processo di conservazione sostitutiva. <br /><br />Un esempio pratico, supportato da opportune rappresentazioni grafiche, renderà più chiaro l'argomento. <br />Immaginiamo il caso di una società che effettua la fatturazione elettronica del ciclo attivo. Tale società dovrebbe:<br />procedere, con cadenza quindicinale, alla conservazione delle fatture secondo le prescrizioni del Dm 23 gennaio 2004 (apponendo firma digitale e marca temporale)<br />trovarsi a fine anno 24 impronte quindicinali, generate, apponendo su ogni lotto di conservazione, firma digitale e marca temporale, che potrà riportare all'interno di un unico file, ad esempio un txt o xml (nel caso in cui si decida di creare un indice dei documenti conservati digitalmente)<br />firmare digitalmente il file contenente le 24 impronte generando un file con estensione P7M (l'estensione potrebbe essere anche Pdf o Xml ma, per semplificare il tutto, utilizziamo come riferimento il P7M)<br /><br /><br />applicare al file P7M del precedente punto una funzione di hash (ad esempio, SHA-256 ma, in ogni caso, un algoritmo compatibile con quello utilizzato nel successivo processo di apposizione della marca temporale) e generare, così, l'impronta<br /><br /><br />applicare al file P7M la marca temporale. In tal modo, a seconda del formato utilizzato, ottiene un file con estensione Tsr o Tst (ciò che conta è utilizzare formati che permettono di separare la marca temporale dal documento firmato). A questo punto, è importante segnalare che i formati di marca temporale ammessi dal software di controllo dell'Agenzia delle Entrate sono soltanto il Tsr (TimeStampResponse, ovvero risposta diretta del server) e il Tst (TimeStampToken, vale a dire timestamp senza imbustamento)<br /><br /><br />compilare la comunicazione (file Xml) prevista dal provvedimento direttoriale dello scorso 25 ottobre, inserendoci l'impronta generata sul file P7M (punto 4) e la marca temporale (punto 5).<br /><br />Un ulteriore chiarimento si rende necessario per chi ha utilizzato il formato di marca temporale M7M, che è un formato proprietario definito dalle Camere di commercio e verificabile solo con i servizi online di quest'ultime. Ebbene, in questi casi è sufficiente estrarre, dai file marcati (M7M), la marca temporale in essi contenuta. <br /><br />Al fine di uniformare i comportamenti degli operatori del settore, soprattutto per i periodi d'imposta pregressi già portati in conservazione sostitutiva, si ritiene possibile generare, entro i termini per l'invio della comunicazione, un'unica impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, seguendo le indicazioni operative sopra illustrate. <br /><br />La trasmissione dell'impronta <br />Per procedere alla trasmissione telematica del file, è necessario controllare, preventivamente, la correttezza formale delle informazioni inserite. Tale controllo può essere effettuato dal menù "Documenti" dell'applicazione Entratel o dalla funzione "Prepara file" dell'applicazione "FileInternet". <br />Se la fase di controllo ha esito positivo, viene prodotto un file telematico che dovrà essere firmato digitalmente prima di essere inviato. In particolare, per gli utenti Entratel tale file è contenuto nella cartella "Entratel\documenti\controllati", mentre, per gli utenti Fisconline, in quella "Uniconline\invio". <br /><br />Il software di controllo dell'Agenzia delle Entrate, in fase di ricezione, effettuerà una verifica di congruenza tra l'impronta e la marca temporale, in quanto all'interno di quest'ultima è presente anche l'impronta del file a cui è applicata la marca temporale stessa e il controllo verifica che le due impronte siano coincidenti. È quindi importante che l'impronta del documento (firmato), che viene inserita nella comunicazione (file Xml) sia calcolata con la stessa funzione di hash utilizzata nel processo di marcatura temporale del documento stesso. <br /><br />Come detto in precedenza, se il file viene correttamente acquisito dall'Agenzia, verrà messa a disposizione del "mittente" una ricevuta, identificata da un numero di protocollo, comprovante l'avvenuta ricezione del file. Qualora, invece, il file dovesse essere scartato, al soggetto inviante perverrà comunque una ricevuta che indicherà il motivo dello scarto. <br /><br />Si evidenzia, infine, che è consentito sostituire, per una sola volta, il file precedentemente inviato, a condizione che la sostituzione avvenga non oltre 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati. La sostituzione comporta l'automatico annullamento del file precedentemente inviato. <br /><br /><br /><span style="font-style:italic;">Fonte: Agenzia Entrate</span>

Regole della dematerializzazione.

Con il provvedimento 25 ottobre 2010 del direttore dell'Agenzia delle Entrate, attuativo delle disposizioni contenute nel Dm 23 gennaio ...

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Archivio "dematerializzato".

Con il decreto 23 gennaio 2004 del ministro dell’Economia e delle Finanze del è stata disciplinata, in maniera unitaria, la procedura informatica relativa all’emissione, conservazione ed esibizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, nonché quella di conservazione digitale dei documenti analogici, con la conseguente possibilità di distruzione degli archivi cartacei.<br />L’articolo 5 del decreto prevede l’invio all’Agenzia delle Entrate dell’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale, rinviando a un successivo provvedimento del direttore delle Entrate, la definizione degli ulteriori dati ed elementi da comunicare.<br /> <br />Ecco quindi che, con il provvedimento del 25 ottobre del direttore dell’Agenzia delle Entrate sono state approvate le disposizioni attuative della comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico dei documenti rilevanti ai fini tributari e individuate le ulteriori informazioni che devono essere comunicate.<br />La banca dati di cui deve essere generata l’impronta può essere composta dai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie o da una evidenza informatica contenente, a sua volta, l’impronta o le impronte di tali documenti o di loro insiemi. Nel caso di più archivi, il contribuente può scegliere se effettuare un’unica comunicazione oppure tante per quanti sono gli archivi.<br />L’adempimento è a carico del soggetto titolare dei documenti ovvero del responsabile della conservazione o anche del soggetto eventualmente delegato da quest’ultimo: occorrerà, quindi, indicare gli estremi anagrafici dell’interessato e, se presenti, i dati anagrafici degli altri due soggetti.<br /> <br />La trasmissione deve essere effettuata entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, utilizzando esclusivamente i canali Entratel o Fisconline. Poiché le aziende potevano dematerializzare i documenti fiscalmente rilevanti già dal 2004, sulla base delle disposizioni del decreto Mef del 23 gennaio 2004, il provvedimento disciplina anche l’invio delle comunicazioni dell’impronta degli archivi informatici dei documenti riguardanti i periodi di imposta chiusi entro il 2009, che devono essere trasmesse, si legge nel documento “entro il termine previsto per la comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico relativa al periodo d’imposta in corso al 1° gennaio 2010” e cioè, per i soggetti con esercizio coincidente con l’anno solare, entro gennaio 2012 (tale data viene indicata in considerazione degli attuali termini di presentazione delle dichiarazioni dei redditi).<br /> <br />In particolare la comunicazione deve contenere:<br />•i dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto eventualmente delegato dal responsabile della conservazione<br />•l’elenco dei documenti cui l’impronta si riferisce<br />•l’indicazione del luogo in cui è conservata l’evidenza informatica da cui è stata generata l’impronta dell’archivio<br />•la marca temporale apposta all’archivio.<br />Se la comunicazione è inviata tramite gli intermediari abilitati alla trasmissione telematica delle dichiarazioni, è necessario indicare anche la data in cui l’intermediario ha assunto, nei confronti del soggetto che gli ha conferito l’incarico, l’impegno alla trasmissione.<br /> <br />Il provvedimento prevede la possibilità di sostituire la comunicazione ordinaria precedentemente inviata entro trenta giorni dal termine di trasmissione delle informazioni da modificare. La nota correttiva, il cui invio è consentito per una sola volta e a condizione che si riferisca al medesimo periodo di quella ordinaria, deve contenere tutti i dati in precedenza trasmessi, con le modifiche e/o integrazioni che si sono rese necessarie.<br /> <br />Disposizioni specifiche sono previste, inoltre, in caso di riversamento sostitutivo degli archivi, per il quale è obbligatorio effettuare una specifica nota informativa entro quattro mesi dal completamento del procedimento di riversamento.<br /> <br />Il provvedimento individua, infine, gli standard tecnici di generazione dell’impronta, che deve essere conforme alla vigente deliberazione del DigitPA, già Cnipa (articolo 3, comma 2, Dpcm 30 marzo 2009).<br />L’Agenzia delle Entrate, per consentire la verifica della congruenza dei dati da trasmettere con quanto previsto dalle specifiche tecniche approvate, rende disponibile un apposito software di controllo nelle pagine internet del suo sito.<br /> <br />La trasmissione dell’impronta e degli ulteriori dati previsti dal provvedimento realizza non solo lo scopo, dichiarato dalla norma, di estendere nel tempo la validità dei documenti informatici fino a che permane, ai fini tributari, l’obbligo di conservazione, ma mette in condizione l’Amministrazione finanziaria di conoscere i contribuenti che adottano sistemi sostitutivi di conservazione, informazione importante anche ai fini dell’attività di controllo. Al riguardo, con un successivo provvedimento, verranno definite le modalità mediante le quali le aziende che effettuano conservazione digitale/sostitutiva potranno esibire – in via telematica – i documenti conservati nell’archivio informatico all’Amministrazione finanziaria.<br /><br /><br /><span style="font-style:italic;">Fonte: Agenzia Entrate</span>

Archivio "dematerializzato".

Con il decreto 23 gennaio 2004 del ministro dell’Economia e delle Finanze del è stata disciplinata, in maniera unitaria, la procedura inform...

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Documenti fiscali dematerializzati: la carta digitale.

Quando si parla di conservazione sostitutiva ci si riferisce a quel processo che consente di trasferire il contenuto di un documento cartaceo su un supporto informatico utilizzando un determinato formato digitale. <br /><br />Ma siamo sicuri che i documenti conservati in via sostitutiva possono essere letti e/o riprodotti su supporto cartaceo in qualsiasi momento? Il formato digitale utilizzato è conforme alle disposizioni normative? Sono domande frequenti tra gli operatori del settore, interrogativi più che legittimi, in quanto, ultimato il processo di conservazione sostitutiva, la carta viene materialmente distrutta e, se qualcosa dovesse andar storto, il contenuto del documento sarebbe irrimediabilmente compromesso. <br /><br />A tal proposito, è opportuno evidenziare che il documento conservato in via sostitutiva è di gran lunga più sicuro del documento cartaceo. Basti pensare che un incendio potrebbe facilmente distruggere la carta presente in archivio, mentre, utilizzando il formato digitale, si potrebbero avere tante copie degli stessi documenti memorizzate su più server distribuiti in tutto il mondo. <br /><br />Cos'è il formato digitale<br />Preliminarmente, occorre ricordare che qualsiasi documento digitale altro non è che una sequenza di zero e uno (i "bit") che, combinati tra di loro secondo una specifica codifica, rendono i documenti leggibili dall'utente finale. <br />Quindi, quando parliamo di documenti in formato .doc o .pdf, ci stiamo riferendo all'insieme delle codifiche e delle regole che permettono di riprodurre su personal computer, tramite appositi software, il contenuto del documento che l'autore ha creato. <br /><br />Senza addentrarci in complessi tecnicismi, vediamo adesso i requisiti principali che un buon formato deve possedere: <br />•non essere proprietario, vale a dire non essere legato a una specifica azienda<br />•essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblico dominio e ben documentate<br />•essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismi internazionali di standardizzazione, quali ad esempio l'Ansi (American national standards institute), l'Iso (International organization for standardization).<br /><br />I documenti rilevanti ai fini fiscali<br />Per quanto concerne la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali, le disposizioni di riferimento sono contenute nel Dm 23 gennaio 2004, nella deliberazione Cnipa 11/2004 e nella circolare 36/2006 dell'Agenzia delle Entrate . <br /><br />A titolo esemplificativo, i documenti da conservare utilizzando il formato digitale sono quelli elencati nel Dpr 600/1973 e nel Dpr 633/1972, vale a dire: libro giornale, libro degli inventari, registri Iva, fatture, documenti di trasporto, dichiarazioni fiscali, libro soci, libro delle adunanze eccetera. <br /><br />Il passaggio dalla carta al digitale rappresenta uno dei momenti più delicati del processo di conservazione. Proprio per questo, il legislatore ha previsto che i documenti digitali debbano possedere determinate caratteristiche. Prima tra tutte, la non modificabilità nel tempo (articolo 1, comma 2, lettera a, Dm 23 gennaio 2004); inoltre, il documento digitale non dovrà contenere né macroistruzioni né codici eseguibili. Su quest'ultimo aspetto si rende necessaria un'ulteriore precisazione nel senso che il documento digitale, a prescindere dal formato utilizzato, potrebbe contenere un qualsiasi campo, ad esempio il campo data, che potrebbe essere aggiornato in maniera automatica ogni qualvolta si visualizza il documento stesso. Ebbene, in questi casi, il processo di conservazione non sarebbe conforme alle norme vigenti. <br /><br />Dare indicazioni operative sui formati da utilizzare per la conservazione sostitutiva è estremamente complesso, in quanto il mercato è in continua evoluzione e il rischio che uno standard finisca in cantina nel giro di qualche anno è concreto. Ma è pur vero che la macchina della dematerializzazione ormai si è avviata e la strada che sta percorrendo non consente inversioni di marcia. <br /><br />Quindi, sulla base dell'analisi esposta in precedenza, il formato che attualmente si presta meglio alla conservazione sostitutiva dei documenti nel lungo periodo è il formato Pdf/A (Portable document format for archiving). <br />Tale formato è uno standard Iso dal 2005, non è proprietario (era di proprietà di Adobe systems) ed è un formato aperto, con specifiche pubbliche liberamente accessibili e ben documentate. <br />Un'altra caratteristica molto importante del Pdf/A è che i documenti sono completamente "auto-contenuti", vale a dire che tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione del documento sono incorporate nel documento stesso. Inoltre, nei documenti in formato Pdf/A sono vietati contenuti audio, video, macroistruzioni e codice eseguibile. <br /><br />Concludiamo evidenziando che sebbene il mercato offra parecchie soluzioni, la scelta del giusto formato, per la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali nel lungo periodo, non può che cadere sui formati "standard", "aperti" e "non proprietari". <br /><br /><br /><span style="font-style:italic;">Fonte: Agenzia Entrate</span>

Documenti fiscali dematerializzati: la carta digitale.

Quando si parla di conservazione sostitutiva ci si riferisce a quel processo che consente di trasferire il contenuto di un documento cartace...

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