Privacy in azienda.

I datori di lavoro pubblici e privati non possono controllare la posta elettronica e la navigazione in Internet dei dipendenti, se non in casi eccezionali. Devono, inoltre, informare con chiarezza i lavoratori sulle modalità di utilizzo di Internet e della posta elettronica e sulla possibilità che vengano effettuati controlli. Il Garante della Privacy ha dettato, con un provvedimento ad hoc, le linee guida per l’utilizzo di posta elettronica e Internet da parte dei dipendenti. I datori di lavoro potranno adottare un disciplinare interno, concordato con le rappresentanze sindacali, con le regole per l’utilizzo, oltre a misure in grado di prevenire il rischio di utilizzo improprio, in modo da ridurre i controlli successivi sui lavoratori. Il datore, deve, dunque, individuare i siti correlati o meno al lavoro, utilizzare filtri che prevengano il collegamento a siti inseriti in una sorta di black list o il download di file musicali o multimediali. Informare in quale misura è consentito l’utilizzo a fini personali della posta elettronica o della rete, quali informazioni sono temporaneamente memorizzate, quali sono conservate per un tempo più lungo. Possibile anche prevedere modalità di uso personale con pagamento o fatturazione a carico dell’interessato. Devono anche essere note le sanzioni disciplinari previste per l’uso indebito di Internet e posta elettronica.
L’azienda dovrebbe rendere disponibili indirizzi di posta condivisi, per chiarire la natura non privata della corrispondenza, valutare l’opportunità di attribuire al lavoratore un doppio indirizzo e-mail, uno di lavoro, l’altro personale. Il datore potrebbe anche prevedere in caso di assenza del lavoratore, messaggi di risposta automatica e, in caso di assenza prolungata o non prevista del lavoratore e di improrogabili necessità lavorative, dovrebbe mettere in grado il dipendente di delegare un altro lavoratore a verificare il contenuto dei messaggi a lui indirizzati e inoltrare quelli rilevanti per l’ufficio al titolare. Eventuali controlli da parte del datore di lavoro devono essere effettuati con gradualità: in primo luogo verifiche di reparto, di ufficio, di gruppo di lavoro per individuare l’area da richiamare alle regole. In seguito, in caso di ripetizione dell’anomalia, si potrebbe passare a controlli individuali. Tutele particolari sono previste per le realtà lavorative dove si è tenuti al rispetto del segreto professionale. Vietati controlli a distanza del lavoratore per ricostruire l’attività. Possibile, rispettando alcuni paletti. il controllo indiretto legato all’utilizzo di sistemi informativi per esigenze produttive o per necessità legate alla sicurezza sul lavoro. I sistemi software devono essere programmati e configurati in modo da cancellare periodicamente e automaticamente i dati personali.