Dal Garante linee guida per e-mail e internet.

I datori di lavoro pubblici e privati non possono controllare la posta elettronica e la navigazione in Internet dei dipendenti, se non in casi eccezionali; spetta al datore di lavoro definire le modalità d'uso di tali strumenti, tenendo comunque conto dei diritti dei lavoratori e della disciplina in tema di relazioni sindacali.
Con provvedimento in corso di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, il Garante per la protezione dei dati personali fornisce concrete indicazioni in ordine all'uso dei computer sul luogo di lavoro:

• i datori di lavoro devono informare con chiarezza e in modo dettagliato i lavoratori sulle modalità di utilizzo di Internet e della posta elettronica e sulla possibilità che vengano effettuati controlli;
• sono vietate la lettura e la registrazione sistematica delle e-mail;
• è vietato il monitoraggio sistematico delle pagine web visualizzate dal lavoratore;
• il datore di lavoro deve adottare ogni misura in grado di prevenire il rischio di utilizzi impropri, così da ridurre controlli successivi sui lavoratori.

Il Garante (nel raccomandare l'adozione, da parte delle aziende, di un disciplinare interno, che indichi chiaramente le regole per l'uso di Internet e della posta elettronica) detta, inoltre, alcune misure tecnologiche e organizzative per prevenire la possibilità - ammessa solo in casi eccezionali - dell'analisi del contenuto della navigazione in Internet e dell'apertura di alcuni messaggi di posta elettronica contenenti dati necessari all'azienda.

Per quanto riguarda Internet è opportuno:

• individuare preventivamente i siti considerati correlati o meno con la prestazione lavorativa;
• utilizzare filtri che prevengano determinate operazioni.

Per quanto riguarda la posta elettronica, è opportuno che l'azienda:

• renda disponibili anche indirizzi condivisi tra più lavoratori , rendendo in tal modo chiara la natura non privata della corrispondenza;
• valuti la possibilità di attribuire al lavoratore un altro indirizzo (oltre quello di lavoro), destinato ad un uso personale;
• preveda, in caso di assenza del lavoratore, messaggi di risposta automatica con le coordinate di altri lavoratori cui rivolgersi;
• metta in grado il dipendente di delegare un altro lavoratore (fiduciario) a verificare il contenuto dei messaggi a lui indirizzati e a inoltrare al titolare quelli ritenuti rilevanti per l'ufficio, in caso di assenza prolungata o non prevista del lavoratore interessato e di improrogabili necessità legate all'attività lavorativa.

Gli eventuali controlli da parte del datore di lavoro devono essere effettuati con gradualità (con verifiche di reparto, di ufficio, di gruppo di lavoro, e, solo successivamente, su base individuale).