L’agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 195/E del 30 luglio, dice “si” a una società che, pur ricorrendo abitualmente all’archiviazione tradizionale, intende procedere a quella sostitutiva per le sole fatture rilasciate da un unico fornitore in formato flusso elettronico e che non hanno i requisiti necessari per essere considerate “elettroniche”, mancando firma digitale e marca temporale.
Non viene, cioè, rilevata, nessuna incompatibilità tra le due modalità di conservazione dei documenti fiscali.
I tecnici delle Entrate ritengono il caso assimilabile a quello analizzato nella risoluzione n. 260/E del 23 giugno 2008, nella quale l’Amministrazione dava il suo ok alla convivenza tra archiviazione elettronica e cartacea.
In sostanza, l’adozione del doppio binario non contrasta con quanto stabilito dalla norma sotto esame, il decreto del ministro dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 che definisce le “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.
La risoluzione specifica, però, che, nel caso in cui la conservazione sostitutiva non abbracciasse l’intero anno, è necessario adottare due diversi registri o due sotto-sezionali dell’unico registro degli acquisti, in modo da mantenere distinti i dati relativi a quelli effettuati secondo le due tipologie di archiviazione.
Sempre con lo scopo di velocizzare e semplificare la procedura, la società pone un altro quesito. Chiede se sia corretto acquisire i documenti, ai fini fiscali, usando l’immagine statica e non modificabile ottenuta tramite il programma informatico utilizzato per la trasmissione, gestione e visualizzazione.
Per maggior chiarezza, nell’interpello vengono descritte nel dettaglio le fasi del procedimento che caratterizzano l’acquisizione di fatture in formato flusso elettronico.
Punto di partenza è la comunicazione con la quale il fornitore avvisa il cliente che la documentazione del mese è disponibile sul suo sito ed è quindi scaricabile. Punto di arrivo, è la possibilità di visualizzare ogni singola fattura, in immagine grafica statica e non modificabile, protocollata e contabilizzata, pronta per la stampa e l’archiviazione.
A questo punto, il contribuente può tenere i documenti fiscali in formato cartaceo, secondo i canoni tradizionali o, in alternativa, adottare la “conservazione sostitutiva”, che consente di smaterializzare e conservare gli atti, ai fini legali, con modalità digitale. Perchè ciò sia possibile la fattura deve riportare firma digitale e marca temporale. In caso contrario va prima stampata, firmata, “datata” e scansionata per l’archiviazione digitale.
La società istante vuole eliminare completamente l’uso della carta aggiungendo, direttamente sull’immagine definitiva e non modificabile visualizzata a seguito del procedimento informatico eseguito, la firma elettronica qualificata e la marca temporale.
Anche questo dubbio era stato già chiarito dai funzionari del fisco con la risoluzione n. 158/E del 15 giugno. L’Amministrazione, citando il passato documento di prassi, conferma che l’acquisizione dell’immagine delle fatture da conservare può saltare le fasi della stampa e scansione, a condizione “che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”, che sia garantito l’ordine cronologico, senza soluzione di continuità dei documenti da conservare, che gli stessi vengano memorizzati su di un supporto che ne garantisca la leggibilità nel tempo e che, infine, siano assicurate le funzioni di ricerca ed estrazione, come previsto dall’articolo 3 del decreto ministeriale.
Fonte: Agenzia Entrate
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