Fatturazione elettronica: requisiti, compilazione e trasmissione.

Affinché il documento venga considerato una fattura elettronica, occorre rispettare i seguenti requisiti, dal momento della sua emissione fino al termine del periodo di conservazione:

Autenticità dell'origine
- l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi (o dell’emittente della fattura se ci si avvale della emissione di terzi) devono essere certi (Note alla Dir. 45/2010/UE); in assenza di ciò la fattura non può definirsi “elettronica”. La garanzia dell’autenticità dell’origine di una fattura è obbligatoria sia per il fornitore che per l’acquirente/committente.

Integrità del contenuto
- il contenuto della fattura ed, in particolare, i dati obbligatori dell’art. 21 del DPR 633/72 non devono poter essere alterati. La garanzia dell’integrità del contenuto della fattura, analogamente all’autenticità dell’origine, è obbligatoria sia per il fornitore che per l’acquirente.
A condizione che sia garantita l’invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, il relativo formato può essere convertito in altri formati (es: da word ad XML) attraverso specifiche tecnologie al fine di adattarli al proprio sistema informatico.

Modalità per garantire autenticità e integrità
Si tratta, alternativamente:
• della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente (DCPM 22/02/2013) o del terzo che emette la fattura per conto del fornitore;
• di sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati ;
• di sistemi di controllo di gestione idonei ad assicurare un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi ad essa riferibile (per approfondimenti tecnici, si veda il contenuto della CM 18/2014).

Leggibilità
La fattura deve essere leggibile, conformemente a quanto previsto: dalla Dir. n. 2010/45/UE, e dalla  CM 18/2014ossia:
- il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile su schermo o tramite stampa
-  è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.
- è sufficiente disporre, per il periodo di archiviazione, di un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture
- la fattura può essere leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione o verifica.

Contenuto della fattura elettronica

La fattura elettronica emessa nel formato XML (eXtensible Markup Language) non contenente macroistruzioni o codici eseguibili “tali da attivare funzionalità che possono modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati”, va sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale.
In particolare nella fattura va riportato, quale dato obbligatorio:
• il codice dell’Ufficio destinatario della fattura elettronica;
• il codice CUP e il codice CIG attribuiti all’operazione.
La Pubblica Amministrazione, infatti, provvede ad indentificare con un apposito codice gli uffici incaricati alla ricezione delle fatture elettroniche dal Sistema di interscambio e ne cura la pubblicazione/aggiornamento nell’Indice IPA consultabile sul sito Internet www.indicepa.gov.it.

Il MEF, precisa che “il codice univoco è un elemento essenziale per la trasmissione della fattura allo specifico ufficio dell'amministrazione committente” (circ. 1/DF/2014).

Pertanto, una volta individuati i codici univoci degli uffici, ciascuna PA deve comunicarli ai propri fornitori i quali sono tenuti a riportarli direttamente nelle fatture emesse. Va evidenziato che, a seguito dell’introduzione dello split payment (nuovo art. 17-ter, DPR 633/72) è stato aggiornato il tracciato XML.
Pertanto, dal 4/02/2015 al formato “FatturaPA” è stato aggiunto il carattere “S – scissione dei pagamenti” tra quelli ammissibili per il campo “Esigibilità Iva” , contenuto nel blocco informativo “Dati Riepilogo”.
Modalità di emissione/trasmissione

Dopo aver predisposto la fattura in formato elettronico, la stessa va inoltrata:
• attraverso il Sistema di interscambio, affidato alle Entrate ed a SOGEI;
• al competente ufficio tramite il relativo codice univoco.
In pratica, una volta ricevuta la fattura, il Sistema di interscambio effettua dapprima una serie di controlli (nomenclatura del file trasmesso, dimensione del file, verifica dell’integrità del documento, ecc.) sul documento e poi provvede ad inoltrarla al competente ufficio dell’Amministrazione committente. Se la trasmissione va a “buon fine”, al soggetto trasmittente è inviata una ricevuta di consegna; in caso contrario il SDI invia una notifica di “mancata consegna”.
La PA destinataria invia al SDI una notifica di riconoscimento/rifiuto della fattura ricevuta. Tale notifica è inviata al soggetto trasmittente.
Ciò detto, la fattura elettronica (art.2, DM 55/2013) si intende trasmessa/ricevuta dall’Amministrazione competente solo a seguito del rilascio al cedente o prestatore della ricevuta di consegna da parte del SDI.

Tale previsione è coerente col disposto dell'art. 21, DPR 633/72 secondo cui: "la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all'atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente".