Il Commercialista in Rete: Fatturazione elettronica

Verso la fatturazione elettronica.

Lo scorso 20 dicembre si è svolta, presso il ministero dell’Economia e delle Finanze, l’apertura del Forum italiano sulla fatturazione elettronica, il cui obiettivo è quello di far diventare quello elettronico il metodo prevalente di fatturazione entro il 2020. Il Forum, istituito con decreto del direttore generale del dipartimento Finanze del 13 dicembre 2011, dà seguito alle disposizioni previste dalla comunicazione COM (2010) 712 del 2 dicembre 2010 e dalla decisione C (2010) 8467 dello stesso giorno, della Commissione europea. Con questi provvedimenti, la Commissione, dopo aver sottolineato l’importanza fondamentale di trarre pieno vantaggio dai benefici economici e sociali di una società digitale, ha precisato che la fatturazione elettronica fa parte dell’iniziativa denominata “Agenda digitale europea” e, pertanto, ha invitato gli Stati membri a eliminare gli ostacoli normativi e tecnici che impediscono la più ampia diffusione dell’e-invoicing. A tale scopo, la stessa Commissione ha istituito il Multi-Stakeholder Forum on e-invoicing e ha invitato i singoli Stati a dar vita a ulteriori forum nazionali multilaterali, nei quali sia garantita una rappresentanza equilibrata delle parti interessate, con sufficiente partecipazione delle autorità pubbliche e degli utenti dei servizi di fatturazione elettronica, compresi i consumatori, le Pmi e le grandi imprese. Il decreto del 13 dicembre 2011, nel recepire le indicazioni della Commissione, ha disposto, all’articolo 1, che compito fondamentale del Forum nazionale, la cui durata è di 3 anni dalla sua istituzione, è quello di “…individuare e proporre misure atte a favorire l’adozione della fatturazione elettronica da parte di imprese e lavoratori autonomi, preservando l’interoperabilità transfrontaliera dei soggetti che utilizzano la fattura elettronica”. Riguardo all’interoperabilità, nella comunicazione 712/2010, in particolare, è scritto che “Basandosi su obblighi giuridici, processi aziendali e norme tecniche comuni, l’interoperabilità delle soluzioni di fatturazione elettronica permette in pratica agli operatori commerciali di inviare e ricevere fatture elettroniche superando una serie molteplice di limiti tecnologici e organizzativi”. Gli stakeholder sono stati individuati con apposito allegato al decreto; tuttavia, coloro che hanno interesse a partecipare e ritengono di non essere stati rappresentati sufficientemente possono, ai sensi dell’articolo 2 del decreto, chiedere all’Agenzia delle Entrate di essere accreditati all’interno del Forum. L’Agenzia, poi, dopo un’attenta valutazione dell’interesse effettivo ai temi trattati, sentito il dipartimento Finanze, delibera. Tanto premesso, nel corso del Forum nazionale del 20 dicembre scorso, sono state individuate, in via preliminare, le principali azioni da intraprendere per raggiungere gli obiettivi indicati dalla Commissione. In particolare: • la definizione e l’adozione di un modello di riferimento dei dati, che possa ricomprendere non solo le informazioni contenute nella fattura ma anche quelle riguardanti le altre fasi del ciclo dell’ordine (nota d’ordine, pagamento eccetera). A tal riguardo, si dovranno tenere in considerazione le interazioni con la Single euro payment area (SEPA) e lo sviluppo dell’e-invoicing per il settore pubblico, già avviato ai sensi della legge 244/2007 (articolo 1, commi da 209 a 214) • un processo di semplificazione e armonizzazione della normativa interna, al fine di favorire il passaggio alla fatturazione elettronica, soprattutto da parte delle Pmi • presentazione alla Commissione di proposte per l’eliminazione dei limiti all’interoperabilità transfrontaliera (intra-Ue) delle imprese che utilizzano l’e-invoicing. Per la realizzazione di questi obiettivi, sono stati creati, dagli stakeholder, quattro gruppi di lavoro o task, suddivisi sulla base delle seguenti tematiche: 1. monitoraggio del grado di diffusione e distribuzione della fatturazione elettronica nel Paese 2. scambio di esperienze e di buone pratiche, al fine di far emergere soluzioni interoperabili di fatturazione elettronica 3. semplificazione normativa e convergenza verso un modello di fatturazione elettronica facile, integrabile con i processi di contabilità e poco oneroso da realizzare per le aziende 4. convergenza verso un unico modello di riferimento dei dati. Ciascuno degli stakeholder presenti, in relazione alle proprie conoscenze, darà il contributo all’attività di uno o più task. I risultati delle attività del Forum nazionale, saranno riportati e discussi al “Multi-Stakeholder Forum on e-invoicing” istituito dalla Commissione europea. Nel corso del forum nazionale sono emersi importanti spunti di riflessione; in particolare, si segnala la necessità di focalizzare l’attenzione sulle micro e piccole imprese, che presentano maggiori difficoltà nell’adozione del nuovo strumento per la certificazione delle operazioni, dovute principalmente, alla limitata organizzazione strutturale e amministrativa dell’azienda e allo scarso utilizzo delle tecnologie informatiche. Per quanto riguarda il terzo gruppo di lavoro, quello per la “semplificazione normativa e convergenza verso un modello di fatturazione elettronica facile…”, l’intervento dei rappresentanti di Digitpa, ha evidenziato l’imminente emanazione dei decreti attuativi del decreto legislativo 82/2005 recante il “Codice dell’amministrazione digitale”, che rappresenterà la base per la modifica e l’armonizzazione della normativa interna. L’intervento dell’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano, ha invece, posto l’accento sui vantaggi conseguibili dall’adozione massiva della fattura elettronica. In particolare, uno studio condotto dalla Commissione europea, ha quantificato in 240 miliardi di euro in sei anni i risparmi realizzabili dal mercato europeo derivanti da: • riduzione dei termini di pagamento • riduzione degli errori • eliminazione della stampa dei documenti e della loro spedizione postale • maggiore efficienza dei processi amministrativi (non solo delle imprese, ma anche della PA). Il buon esito del primo incontro è testimoniato dall’intenzione di tutti gli stakeholder partecipanti al Forum italiano di anticipare il termine per rendere la fatturazione elettronica il metodo prevalente di fatturazione, previsto dalla Commissione europea per il 2020, almeno con riferimento al nostro Paese. Fonte: Agenzia Entrate

Verso la fatturazione elettronica.

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Fatturazione elettronica.

la Commissione europea ha pubblicato le note esplicative della nuova normativa in tema di fatturazione elettronica di cui alla direttiva n. 2010/45/UE. L’obiettivo è di fornire indicazioni e linee guida in merito alla legislazione comunitaria in materia di IVA e, in particolare, alle disposizioni dettate dalla direttiva, che gli Stati membri dovranno recepire in modo da renderle effettive a partire dal 1° gennaio 2013. La direttiva n. 2010/45/UE - recante modifiche alla direttiva n. 2006/112/CE relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto per quanto riguarda le norme in materia di fatturazione - è stata adottata dal Consiglio dell’UE in data 13 luglio 2010. Gli Stati membri, destinatari della direttiva, dovranno recepire le nuove disposizioni in modo tale da renderle effettive a partire dal 1° gennaio 2013 (art. 2 della direttiva). La direttiva è frutto delle considerazioni della Commissione europea che ha sottolineato alcune criticità inerenti la fatturazione elettronica, richiamando l'attenzione su altri settori in cui occorre semplificare le norme IVA al fine di migliorare il funzionamento del mercato interno. Conseguentemente, si richiede agli Stati membri di rivedere le rispettive normative interne relative alla disciplina dell'IVA, con l’introduzione, ad esempio, di un regime di contabilità di cassa (che consente di versare l’IVA solo quando il pagamento ad essa relativo viene effettivamente incassato) o della possibilità di emettere “fatture semplificate” per importi inferiori a un dato ammontare. Inoltre, in ossequio al principio di certezza del diritto, vengono fissate regole precise per l’individuazione degli obblighi cui sono tenute le imprese in tema di fatturazione. Generalmente, si applicano le disposizioni dello Stato membro in cui si considera avvenuta la cessione del bene o la prestazione del servizio. Alcune modifiche concernono gli obblighi relativi alle informazioni che devono essere riportate in fattura, al fine di: - consentire un miglior controllo dell’imposizione; - garantire un trattamento più uniforme delle cessioni di beni e delle prestazioni di servizi; - promuovere ed incentivare il ricorso alla fatturazione elettronica. Obiettivo della direttiva è eliminare oneri e costi che ostacolano il ricorso alla fattura elettronica da parte delle imprese. A tale scopo, la direttiva introduce il principio in base al quale “ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura” (art. 233 della direttiva n. 2006/112/CE, come modificato dalla direttiva n. 2010/45/UE). Pertanto, non vi sono più soltanto la trasmissione elettronica dei dati (EDI) e la firma elettronica avanzata, ma anche, per espressa disposizione della direttiva, adeguati controlli di gestione “che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi”. Gli Stati membri hanno altresì la possibilità di richiedere che la conservazione elettronica delle fatture sia obbligatoriamente accompagnata dalla conservazione di quei dati che garantiscono l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto di ciascuna fattura. La direttiva infine introduce una nuova definizione di “fattura elettronica”: mentre la previgente nozione faceva riferimento alla “trasmissione o messa a disposizione per via elettronica” dei dati di fatturazione, la nuova definizione utilizza il concetto di “fattura emessa e ricevuta in formato elettronico”. Secondo il nuovo art. 217, per “fattura elettronica” si intende “una fattura contenente le informazioni richieste dalla presente direttiva emessa e ricevuta in formato elettronico”. In sostanza, viene sancito il principio della parificazione con la fattura cartacea. Secondo quanto previsto dall’ottavo e dal nono “considerando” della direttiva:“Dato che il ricorso alla fatturazione elettronica può aiutare le imprese a ridurre i costi e ad essere più competitive, gli attuali obblighi IVA relativi alla fatturazione elettronica dovrebbero essere rivisti per eliminare gli oneri e le barriere esistenti che ostacolano il ricorso a tale tipo di fatturazione. Le fatture cartacee e quelle elettroniche dovrebbero ricevere lo stesso trattamento e gli oneri amministrativi gravanti sulle fatture cartacee non dovrebbero aumentare. La parità di trattamento dovrebbe applicarsi anche con riguardo alle competenze delle autorità fiscali. Le loro competenze di controllo e i diritti e gli obblighi dei soggetti passivi dovrebbero applicarsi in condizioni di parità indipendentemente dal fatto che il soggetto passivo scelga di emettere fatture cartacee o fatture elettroniche”. Le note esplicative della Commissione europea Le note esplicative della nuova normativa IVA in tema di fatturazione elettronica sono state pubblicate il 5 ottobre scorso dal Directorate-General Taxation and Customs Union della Commissione europea. In tal modo, vengono dettate indicazioni e linee guida che consentono alle imprese di ridurre i costi ed accrescere la competitività tramite l’eliminazione “degli oneri e delle barriere esistenti” che ostacolano il ricorso alla fattura elettronica. Tali principi potrebbero essere tenuti in considerazione in sede di recepimento delle disposizioni della direttiva nei rispettivi ordinamenti nazionali. Essi inoltre rappresentano un valido punto di riferimento per tutte le imprese che emettono fatture elettroniche. La tempestiva divulgazione delle note consente alle imprese di usufruire di uno strumento autorevole per la fatturazione elettronica, ancor prima dell’entrata in vigore della normativa di riferimento. Esse inoltre garantiscono la più ampia libertà di scelta ai contribuenti circa i mezzi con cui garantire l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità delle fatture elettroniche emesse. Definizione di fattura elettronica Con riferimento alla definizione di “fattura elettronica” di cui all’art. 217 della direttiva n. 2006/112/CE (come modificato dalla direttiva n. 2010/45/UE), le note precisano che quest’ultima, allo stesso modo della fattura cartacea (“paper invoice”), deve contenere tutti gli elementi previsti dalla direttiva n. 2006/112/CE. Inoltre, è necessario che la fattura medesima venga emessa e sia ricevuta in formato elettronico. Le Note precisano che “(t)he choice of format is determined by the taxable persons. This would include invoices as structured messages (such as XML) or other types of electronic format (such as an email with a PDF attachment or a fax received in electronic not paper format)”. Tuttavia, non ogni fattura creata in formato elettronico può essere considerata quale “fattura elettronica”. Le fatture predisposte in formato elettronico, attraverso, ad esempio, “accounting software or by word processing software”, le quali sono inviate e ricevute in formato cartaceo, non possono considerarsi “fatture elettroniche”. Definizione di autenticità dell’origine Indicazioni sono rinvenibili anche con riferimento alla definizione di “autenticità dell’origine” di cui all’art. 233, par. 1 della direttiva n. 2006/112/CE (come modificato dalla direttiva). L’autenticità dell’origine della fattura è oggetto di un’obbligazione sia per la persona che riceve il bene o il servizio, sia per il soggetto che effettua la cessione o la fornitura. Entrambi, infatti, sono tenuti ad assicurare l’autenticità dell’origine. A tal proposito, rilevano i seguenti quattro fattori: assicurazione sull’autenticità da parte del fornitore (“the supplier must be able to provide assurance that the invoice was indeed issued by him or in his name and on his behalf. This can be achieved by having a record of the invoice in the accounting documents”); assicurazione di autenticità da parte del cliente (“the taxable person receiving the supply must be able to ensure that the invoice received is from the supplier or the issuer of the invoice”); assicurazione sull’identità del fornitore (“the identity of the supplier is a detail that is always required on the invoice. This, though, is not sufficient in itself to assure the authenticity of the origin. The customer should in this case ensure that the supplier mentioned on the invoice has in reality carried out the supply of the goods or services to which the invoice refers”); assicurazione sull’identità del soggetto che emette la fattura (“the taxable person can choose to ensure the identity of the issuer of an invoice by for example an advanced electronic signature or EDI”). Definizione di integrità del contenuto Con riferimento alla definizione di “integrità del contenuto” di cui all’art. 233, par. 1 della direttiva 2006/112/CE (come modificato dalla direttiva), le Note precisano che sia il soggetto che effettua la prestazione, sia quello che la riceve sono tenuti a garantire che il contenuto della fattura non è stato in alcun modo alterato. Peraltro, l’integrità del contenuto non dipende dal formato della fattura elettronica la quale “may be converted to other formats”. Al fine di garantire l’integrità del contenuto, qualora il soggetto abbia fatto riferimento allo strumento dell’advanced electronic signature, la conversione da un formato ad un altro deve essere registrata in un audit trial. Leggibilità della fattura L’art. 233, par. 1 della direttiva n. 2006/112/CE (come modificato dalla direttiva) fa altresì riferimento alla leggibilità della fattura. Quest’ultima può ritenersi leggibile se è “human readable”. A tal fine, il documento deve presentare uno stile redazionale che ne consenta l’immediata comprensione, su carta e in video, senza la necessità di ricorrere ad un’attività interpretativa del contenuto. Nelle Note si precisa che “EDI messages, XML messages and other structured messages in the original format are not considered human readable”. Tecnologie utilizzabili L’art. 233, par. 2 della direttiva n. 2006/112/CE (come modificato dalla direttiva) precisa che l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto di una fattura elettronica possono essere assicurate dalle due seguenti tecnologie: - la firma elettronica avanzata; - la trasmissione elettronica di dati (EDI). Le Note precisano che le suindicate opzioni sono soltanto alcuni esempi di tecnologie utilizzabili per garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto di una fattura. Laddove la fattura elettronica non presenti i requisiti per la firma elettronica avanzata e la trasmissione elettronica dei dati, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono comunque essere garantiti attraverso “controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi” (art. 233, par. 1 della direttiva n. 2006/112/CE, come modificato dalla direttiva).

Fatturazione elettronica.

la Commissione europea ha pubblicato le note esplicative della nuova normativa in tema di fatturazione elettronica di cui alla direttiva n. ...

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Comunicazione della Commissione europea sui vantaggi della fatturazione elettronica.

Sul portale www.finanze.gov.it è stata pubblicata la Comunicazione della Commissione europea sui vantaggi della fatturazione elettronica in Europa. Secondo il documento, il passaggio dalla fatturazione su carta a quella elettronica permetterà di risparmiare circa 240 miliardi di euro in sei anni. Inoltre, grazie allo stretto legame che unisce i processi di fatturazione e di pagamento, la creazione dell’area unica dei pagamenti in euro (AUPE) offre un trampolino di lancio per l’istituzione di regimi europei di fatturazione elettronica interoperabili. <a href="http://www.finanze.gov.it/export/download/fiscalita_unione_europea/com2010_0712it01.pdf">comunicazione </a> - <a href="http://www.finanze.gov.it/export/download/fiscalita_unione_europea/Sintesi_della_Comunicazione_COM_2010_712_definitivo.pdf">sintesi </a> Fonte: Min.Finanze

Comunicazione della Commissione europea sui vantaggi della fatturazione elettronica.

Sul portale www.finanze.gov.it è stata pubblicata la Comunicazione della Commissione europea sui vantaggi della fatturazione elettronica in ...

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Equiparati documento elettronico e cartaceo.

Con la direttiva 2010/45/Ue del 13 luglio 2010, le cui disposizioni dovranno essere recepite entro il 31 dicembre 2012, il Consiglio dell’Unione europea annuncia una serie di novità volte a semplificare l’utilizzo della fatturazione elettronica negli Stati membri. Va ricordato che la n. 45/2010 modifica la cosiddetta “direttiva rifusa” (direttiva 2006/112/Ce) che armonizza e semplifica le numerose prescrizioni in materia di Iva susseguitesi nel tempo. Il documento, tra l’altro, al fine di aiutare le imprese a ridurre i costi ed essere più competitive, si prefigge di rimuovere gli ostacoli che ci sono tra la fatturazione elettronica e quella cartacea, equiparando le due tipologie di documenti. Grazie a questa parità di trattamento, i piccoli ostacoli, che hanno rallentato lo sviluppo dei documenti digitali, dovrebbero essere totalmente rimossi. Le principali novità La vera grande semplificazione la si evince in modo particolare dal nuovo articolo 233 che dispone: “L'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità di una fattura, sia essa cartacea o elettronica, sono assicurate dal momento dell'emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura. Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura. Tale obiettivo può essere raggiunto attraverso controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi”. In pratica, si aprono all’orizzonte tre scenari differenti che hanno come protagonisti: il controllo di gestione, la firma digitale e i sistemi di trasmissione elettronica dei dati (EDI). A prescindere dal sistema adottato, la cosa importante è garantire l’autenticità dell’origine (attestare la paternità delle fatture) e l’integrità del contenuto (evitare che qualcuno le possa modificare a posteriori). Detto questo, rivolgendo l’attenzione alle imprese italiane, ricordiamo che la fatturazione elettronica nel nostro Paese è stata introdotta con il Dlgs 52/2004, il quale, modificando integralmente l’articolo 21 del Dpr 633/1972, ha previsto, per effettuare la fatturazione, due diverse modalità operative: •apponendo su ogni fattura un riferimento temporale (data e ora) e una firma digitale •utilizzando sistemi EDI. Senza scendere troppo nei tecnicismi, definiremo quella del primo caso fatturazione elettronica “destrutturata”, che consiste nel generare un documento informatico (solitamente in formato Pdf) e apporvi il riferimento temporale e la firma digitale; quella del secondo caso fatturazione elettronica “strutturata” che consente, al mittente e al destinatario, una gestione completamente automatizzata dei documenti, come, ad esempio, la registrazione automatica nel sistema gestionale, senza l’intervento dell’operatore. Pertanto, per le imprese che già adottano uno dei sistemi sopra descritti non dovrebbe cambiare nulla, in quanto i requisiti prescritti dall’attuale direttiva sono già garantiti dall’assetto normativo previgente. Accordo tra le parti obbligatorio La direttiva prevede all’articolo 232 che il ricorso alla fatturazione elettronica sia subordinato all’accordo del destinatario. Ricordiamo che tale disposizione è già in vigore nel nostro ordinamento (cfr articolo 21, comma 3, del Dpr 633/1972), ma questa ulteriore puntualizzazione potrebbe comportare dei cambiamenti nel modo di operare delle nostre imprese. In particolare, ci riferiamo a quelle che, pur non avendo stipulato un accordo col cliente, creano comunque le fatture in formato elettronico, per evitare di doverle stampare, provvedendo a inviarle al cliente tramite posta elettronica o a mezzo posta ordinaria. Questo modo di operare genera una sorta di “asimmetria” nel processo di fatturazione elettronica, nel senso che viene effettuato solo da una parte, in questo caso da chi emette i documenti. Ebbene, se tale disposizione verrà recepita senza ulteriori integrazioni, questo modus operandi, che si è venuto a consolidare nel tempo, non sarà più possibile e chissà che non sia proprio questa la giusta strada per far decollare definitivamente la fatturazione elettronica nel nostro Paese. Fonte: Agenzia Entrate

Equiparati documento elettronico e cartaceo.

Con la direttiva 2010/45/Ue del 13 luglio 2010, le cui disposizioni dovranno essere recepite entro il 31 dicembre 2012, il Consiglio dell’Un...

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Dal 2013 le nuova normativa in materia di fatturazione elettronica.

L’Ecofin approva una direttiva orientata all’armonizzazione. E’ prevista l’equiparazione fra fatturazione Iva cartacea ed elettronica. Per le Pmi viene introdotto un regime di “Iva per cassa”. Il Consiglio dei ministri finanziari dell’Unione Europea ha approvato nel corso della riunione del 13 luglio la Direttiva orientata alla semplificazione della normativa in materia di fatturazione Iva. In particolare, la Direttiva stabilisce l’equiparazione di fatto fra la fatturazione cartacea e la fatturazione elettronica, rimuovendo tutti gli ostacoli giuridici alla trasmissione e archiviazione delle fatture elettroniche che il sistema sin qui in vigore – fondato sulle norme ormai obsolete della Direttiva 2001/115/CE – comportava . L’adozione della nuova Direttiva da parte degli Stati membri dovrà avvenire entro la fine del 2012, così da poter entrare in vigore con il 1° gennaio 2013. Lo sforzo in direzione dell’armonizzazione della disciplina (reso urgente dal fatto che diversi Paesi membri, fra cui l’Italia, avevano via via scelto di adottare regimi propri in deroga a quello comunitario) si concreta in una riduzione delle opzioni disponibili ai singoli Stati membri, che a sua volta dovrebbe permettere una maggiore omogeneità e tempestività dei dati trasmessi mediante i modelli Intrastat. Cade l’obbligo di impiegare una determinata tecnologia a garanzia dell’autenticità e integrità delle fatture elettroniche. Resta il limite della subordinazione del ricorso alla fatturazione elettronica al consenso del destinatario. La normativa approvata dall’Ecofin stabilisce che il fornitore di beni o prestatore di servizi debba emettere fattura entro il 15° giorno del mese successivo a quello in cui ha avuto luogo la transazione. Viene quindi meno la discrezionalità di cui avevano goduto sin qui gli Stati membri. Inoltre, la Direttiva introduce un regime di Iva “per cassa”, in base al quale il fornitore o prestatore è tenuto a versare l’imposta al fisco solo previo pagamento da parte dell’acquirente o committente; d’altro canto, il diritto alla detrazione matura ora solo in seguito all’avvenuto pagamento. L’accesso a tale regime – indirizzato alle Pmi – è consentito agli operatori economici il cui volume d’affari non superi il tetto di 500mila euro, elevabile a 2 milioni di euro su base nazionale. Fonte: IPSOA

Dal 2013 le nuova normativa in materia di fatturazione elettronica.

L’Ecofin approva una direttiva orientata all’armonizzazione. E’ prevista l’equiparazione fra fatturazione Iva cartacea ed elettronica. Per l...

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Archiviazione fatture analogiche. Possibile la smaterializzazione senza scanner.

L’agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 195/E del 30 luglio, dice “si” a una società che, pur ricorrendo abitualmente all’archiviazione tradizionale, intende procedere a quella sostitutiva per le sole fatture rilasciate da un unico fornitore in formato flusso elettronico e che non hanno i requisiti necessari per essere considerate “elettroniche”, mancando firma digitale e marca temporale.Non viene, cioè, rilevata, nessuna incompatibilità tra le due modalità di conservazione dei documenti fiscali. I tecnici delle Entrate ritengono il caso assimilabile a quello analizzato nella risoluzione n. 260/E del 23 giugno 2008, nella quale l’Amministrazione dava il suo ok alla convivenza tra archiviazione elettronica e cartacea.In sostanza, l’adozione del doppio binario non contrasta con quanto stabilito dalla norma sotto esame, il decreto del ministro dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 che definisce le “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.La risoluzione specifica, però, che, nel caso in cui la conservazione sostitutiva non abbracciasse l’intero anno, è necessario adottare due diversi registri o due sotto-sezionali dell’unico registro degli acquisti, in modo da mantenere distinti i dati relativi a quelli effettuati secondo le due tipologie di archiviazione. Sempre con lo scopo di velocizzare e semplificare la procedura, la società pone un altro quesito. Chiede se sia corretto acquisire i documenti, ai fini fiscali, usando l’immagine statica e non modificabile ottenuta tramite il programma informatico utilizzato per la trasmissione, gestione e visualizzazione.Per maggior chiarezza, nell’interpello vengono descritte nel dettaglio le fasi del procedimento che caratterizzano l’acquisizione di fatture in formato flusso elettronico.Punto di partenza è la comunicazione con la quale il fornitore avvisa il cliente che la documentazione del mese è disponibile sul suo sito ed è quindi scaricabile. Punto di arrivo, è la possibilità di visualizzare ogni singola fattura, in immagine grafica statica e non modificabile, protocollata e contabilizzata, pronta per la stampa e l’archiviazione.A questo punto, il contribuente può tenere i documenti fiscali in formato cartaceo, secondo i canoni tradizionali o, in alternativa, adottare la “conservazione sostitutiva”, che consente di smaterializzare e conservare gli atti, ai fini legali, con modalità digitale. Perchè ciò sia possibile la fattura deve riportare firma digitale e marca temporale. In caso contrario va prima stampata, firmata, “datata” e scansionata per l’archiviazione digitale. La società istante vuole eliminare completamente l’uso della carta aggiungendo, direttamente sull’immagine definitiva e non modificabile visualizzata a seguito del procedimento informatico eseguito, la firma elettronica qualificata e la marca temporale. Anche questo dubbio era stato già chiarito dai funzionari del fisco con la risoluzione n. 158/E del 15 giugno. L’Amministrazione, citando il passato documento di prassi, conferma che l’acquisizione dell’immagine delle fatture da conservare può saltare le fasi della stampa e scansione, a condizione “che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”, che sia garantito l’ordine cronologico, senza soluzione di continuità dei documenti da conservare, che gli stessi vengano memorizzati su di un supporto che ne garantisca la leggibilità nel tempo e che, infine, siano assicurate le funzioni di ricerca ed estrazione, come previsto dall’articolo 3 del decreto ministeriale. Fonte: Agenzia Entrate

Archiviazione fatture analogiche. Possibile la smaterializzazione senza scanner.

L’agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 195/E del 30 luglio, dice “si” a una società che, pur ricorrendo abitualmente all’archiviazio...

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Fatture in contabilità elettronica.

L'acquisizione dell'immagine dei documenti da conservare in formato elettronico può avvenire tramite scansione: in questo caso, infatti, la condizione che sia garantita la fedele rappresentazione, è rispettata. Nessun vincolo temporale né specifiche regole per l'opzione e la revoca della conservazione sostitutiva. E', in estrema sintesi, il contenuto della risoluzione n. 196/E del 30 aprile con cui l'Agenzia fornisce dei chiarimenti sull'archiviazione automatizzata, a una società che intende avvalersi della conservazione di fatture e note di credito tramite supporto informatico, con conseguente eliminazione del cartaceo. L'istante, in particolare, chiede se la procedura che intende seguire (invio ad un provider esterno dei file informato pdf, importazione dei file sulla piattaforma del provider esterno tramite upload e filgate, firma dei file presenti sul server del provider e memorizzazione dei file firmati in ordine cronologico su supporto idoneo a garantire la leggibilità nel tempo) è conforme alle norme vigenti. Chiede, inoltre, quali sono i tempi di acquisizione dell'immagine e se esiste un termine minimo di validità per l'opzione della contabilizzazione automatica e per la sua eventuale revoca.L'Agenzia ritiene che la procedura seguita dall'istante sia corretta in quanto conforme alla normativa sulla conservazione elettronica dei documenti analogici (articolo 4 decreto del Ministro dell'Economia e delle finanze del 23 gennaio 2004). In particolare, la memorizzazione dell'immagine può realizzarsi su un qualunque supporto che garantisca la leggibilità nel tempo "purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta" (articolo 3, comma 1, lettera d) articolo 4 del citato decreto). Anche una recente risoluzione (158/E) ribadisce il concetto che l'unico vincolo è la fedeltà dell'immagine acquisita (che può avvenire attraverso lo spool di stampa) mentre non ci sarebbero regole specifiche sui criteri di acquisizione. Di conseguenza, la modalità prospettata dall'istante, cioè la scansione del documento, è conforme alla normativa vigente.Per quanto riguarda il secondo quesito, l'Agenzia rinvia a un precedente documento di prassi in cui viene precisato che la conservazione elettronica dei documenti analogici, può essere effettuata in qualunque momento, previa memorizzazione dell'immagine (circolare 36/2006).In relazione all'ultima domanda, la risoluzione precisa che non sono previsti specifichi obblighi sui termini minimi di validità dell'opzione per la conservazione sostitutiva e sulla eventuale revoca; quest'ultima non pregiudica la possibilità di ricorrere nuovamente all'archiviazione elettronica. L'unico vincolo esistente è la continuità delle modalità di conservazione per tipologia di documenti e per periodo d'imposta (articolo 4, comma 2 del citato decreto). Fonte: Agenzia Entrate

Fatture in contabilità elettronica.

L'acquisizione dell'immagine dei documenti da conservare in formato elettronico può avvenire tramite scansione: in questo caso, infa...

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Conservazione fatture elettroniche.

Più agevole la conservazione sostitutiva dei documenti analogici privi di riferimento temporale e di firma digitale. L'agenzia delle Entrate dà il suo ok alla possibilità di acquisire direttamente l'immagine ottenuta tramite lo spool di stampa, senza dover necessariamente procedere preventivamente alla materializzazione del documento su supporto fisico. A condizione, però, che l'immagine così acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento.La rilevante novità è contenuta nella risoluzione n. 158/E del 15 giugno, con cui l'Agenzia fornisce la propria interpretazione in merito ad alcuni quesiti e alle relative soluzioni prospettate da un'associazione di categoria aderente a Confindustria per "agevolare il transito verso la digitalizzazione della documentazione fiscale, eliminando le barriere di natura formale".Riferimento temporale dei documenti informatici rilevanti ai fini tributariL'istante fa presente che la normativa vigente prevede l'esistenza di una duplice indicazione temporale: una ha la funzione di attestare la data di formazione del documento (decreto Mef 23 gennaio 204, articolo 3), l'altra è richiesta dalla disciplina Iva (articolo 21 del Dpr 633/1972) laddove prevede l'apposizione della data e della numerazione progressiva della fattura, garantite mediante riferimento temporale e firma elettronica qualificata dell'emittente. La proposta dell'associazione è quella di far coincidere il riferimento temporale con la data della fattura. L'Agenzia evidenzia che può verificarsi, in modo particolare nei casi di fatturazione differita, la non coincidenza tra la data di formazione del documento, attestata dal riferimento temporale, e quella di emissione, indicata sulla fattura. In tale ipotesi, l'amministrazione ha interesse a conoscere quando il documento è stato formato, per verificarne il rispetto dei tempi di formazione e conservazione, soprattutto in relazione a quelli non emessi, che rimangono cioè nella disponibilità del contribuente.Pertanto, la fattura elettronica, come ogni altro documento informatico rilevante ai fini delle disposizioni tributarie, deve presentare il riferimento temporale.Conservazione delle fatture elettronicheDeve avvenire con cadenza almeno quindicinale a partire dalla data di invio o ricezione delle stesse (articolo 3, comma 2, Dm 23 gennaio 2004). L'associazione propone, invece, di far decorrere il termine dalla data di registrazione della fattura nella contabilità, visto che il documento non è suscettibile di modifiche.Sul punto, l'Agenzia ribadisce, non essendo intervenuta alcuna novità normativa, il chiarimento già espresso con la circolare 45/2005 (e poi ribadito con la risoluzione 161/2007): il procedimento di conservazione delle fatture elettroniche deve concludersi entro 15 giorni dal ricevimento o dall'emissione delle stesse, come previsto dal decreto ministeriale.Stampa dei documenti analogici rilevanti ai fini tributariPur prodotti nella maggior parte dei casi tramite strumenti informatici, i documenti richiesti dalle disposizioni tributarie, per acquisire rilevanza a quei fini, devono essere materializzati su supporto fisico. L'istante propone di generare un'immagine digitale statica del documento ("spool"), procedendo alla stampa solo in caso di accessi, ispezioni e verifiche.L'Agenzia, invece, conferma che la materializzazione su supporto fisico (in particolare, la stampa su carta) è un adempimento indispensabile perché un documento analogico, carente dei requisiti per essere considerato informatico fin dalla sua origine (riferimento temporale e firma elettronica qualificata), possa ritenersi giuridicamente esistente e rilevante ai fini delle disposizioni tributarie.Conservazione sostitutiva dei documenti analogici L'acquisizione dell'immagine dei documenti analogici privi, come già accennato, di riferimento temporale e di firma elettronica, è necessaria per la sua esistenza e, di conseguenza, per la sua conservazione sostitutiva. Solo con la materializzazione, infatti, il documento può considerarsi giuridicamente esistente e rilevante ai fini fiscali. L'istante suggerisce di ottenere l'immagine tramite lo spool di stampa.L'Agenzia ricorda, in via preliminare, il quadro normativo che disciplina la conservazione dei documenti analogici. In particolare, l'articolo 4, comma 1, del Dm 23 gennaio 2004, in base al quale "il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa immagine", e la deliberazione 11/2004 del Cnipa, che definisce la memorizzazione come la "trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto". Pertanto, poiché le citate disposizioni non specificano con quale sistema debba avvenire l'acquisizione dell'immagine, è possibile avvalersi dello spool di stampa, purché il contenuto del documento sia rappresentato in maniera fedele. Per quanto riguarda le fatture, ad esempio, dall'immagine si devono poter ricavare tutti gli elementi essenziali alla loro identificazione.Invio dell'impronta dell'archivio informatico Ritenendo che la finalità della disposizione contenuta nell'articolo 5 del Dm 23 gennaio 2004 (invio alle Agenzie fiscali dell'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, della relativa sottoscrizione elettronica e della marca temporale) sia esclusivamente quello di rendere noti all'Amministrazione finanziaria i nominativi di coloro che adottano sistemi di conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti, l'associazione propone di trovare un mezzo di comunicazione meno oneroso per il contribuente.L'Agenzia rileva che quanto richiesto dalla norma non è finalizzato solo a comunicare all'Amministrazione i nominativi di coloro che intendono adottare sistemi di conservazione sostitutiva, ma serve anche a garantire che sia l'archivio sia i documenti che lo compongono non sono suscettibili di modifiche. A tal proposito, viene ricordato che, come stabilito dal decreto Mef del 6 marzo 2009, l'invio dell'impronta dell'archivio informatico dovrà avvenire entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini delle dichiarazioni Irpef, Irap e Iva (Dpr 322/1998) e non più entro il mese successivo.Distinzione tra fatture analogiche e fatture elettronicheL'istante propone di non adottare una classificazione "rigida" tra le due tipologie di documento, consentendo in tal modo a chi emette un numero limitato di fatture elettroniche di stamparne una copia da conservare secondo le regole di quelle analogiche. Il suggerimento è finalizzato a semplificare l'obbligo di fatturazione elettronica nei rapporti con le Amministrazioni dello Stato, gli Enti pubblici nazionali e le Regioni, introdotto dalla Finanziaria 2008 (articolo 1, commi 209-213, legge 244/2007).Il contribuente, chiarisce l'Agenzia, può emettere fatture elettroniche e consegnarle o spedirle anche in formato cartaceo. In tal caso, anche la conservazione può avvenire nel medesimo formato (articolo 39 Dpr 633/1972; vedi anche circolare 45/2005, punto 3.1.2). La conservazione cartacea, però, non sarà più consentita quando l'obbligo di fatturazione elettronica previsto dalla Finanziaria 2008 diverrà operativo, in base a quanto stabilito dal regolamento in attesa di emanazione. Fonte: Agenzia Entrate

Conservazione fatture elettroniche.

Più agevole la conservazione sostitutiva dei documenti analogici privi di riferimento temporale e di firma digitale. L'agenzia delle Ent...

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Risposte a quesiti su fatturazione elettronica e digitalizzazione dei documenti.

QUESITOL’Assinform è l’associazione di categoria, aderente a Confindustria, cuipartecipano le principali imprese italiane attive nel settore delle tecnologie dellacomunicazione e dell’informazione.L’istante, pur prendendo atto della significativa evoluzione della normativa edella prassi in materia di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva deidocumenti rilevanti ai fini tributari, rileva l’esistenza di “barriere formali”all’adozione della fatturazione elettronica e della digitalizzazione dei documenti,causate, a suo dire, dall’eccessiva attenzione posta su “… aspetti, magariconcettualmente importanti, ma del tutto privi di concreta rilevanza dal punto divista fiscale”.Propone, dunque, una serie di quesiti e le relative soluzioni che dovrebberoagevolare il transito verso la digitalizzazione della documentazione fiscale,eliminando le barriere di natura formale.Per chiarezza espositiva, nel prosieguo saranno esposti i quesiti e le relativesoluzioni prospettate da Assinform, seguendo l’ordine dell’istanza, mentre nellaparte relativa al “Parere dell’Agenzia delle entrate” si darà contodell’interpretazione dell’Agenzia sempre seguendo l’ordine di esposizionedell’istanza.SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA DAL CONTRIBUENTE1) Riferimento temporale per i documenti informatici rilevanti ai finitributariL’articolo 3, comma 1, lettera b), del Decreto del Ministro dell’economia e dellefinanze 23 gennaio 2004 (d’ora innanzi per brevità D.M.) prevede che idocumenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie siano emessicon il riferimento temporale, che ha la funzione di attestare la data di formazionedel documento.A sua volta l’articolo 21 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre1972, n. 633 prevede che la fattura, sia analogica che elettronica, sia “… datata enumerata in ordine progressivo per anno solare” e che “l’attestazione della data,l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto della fattura elettronica sonorispettivamente garantite mediante l’apposizione su ciascuna fattura o sul lottodi fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificatadell'emittente”.La presenza di una duplice indicazione temporale potrebbe ingenerare confusionie difficoltà di natura interpretativa, ragion per cui l’istante propone di farcoincidere il riferimento temporale con la data della fattura.Tale soluzione sarebbe corroborata dalla normativa comunitaria ed in speciedagli articoli 226 e 234 della Direttiva del Consiglio 28 novembre 2006, n.2006/112/CE.Il primo contiene l’elencazione del contenuto minimo obbligatorio delle fatturetra cui rientra l’indicazione della data di emissione, mentre il secondoespressamente stabilisce che: “gli Stati membri non possono imporre ai soggettipassivi che effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi nel loro territorioaltri obblighi o formalità relativi all'uso di un sistema di trasmissione o messa adisposizione delle fatture per via elettronica”.Poiché il riferimento temporale non viene individuato dal legislatore comunitariocome indicazione obbligatoria da inserire nella fattura, il legislatore italiano nonavrebbe potuto richiederlo quando ha dettato la disciplina della fattura elettronicacon il decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52.2) Termine per la conservazione delle fatture elettronicheL’articolo 3, comma 2, del D.M. stabilisce che la conservazione delle fattureelettroniche debba avvenire con cadenza almeno quindicinale. Poiché le fattureelettroniche già presentano stringenti requisiti di staticità, immodificabilità, egarantiscono l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto del documento,l’istante propone di far decorrere il termine di quindici giorni per completare ilprocedimento di conservazione dalla data di registrazione della fattura nellacontabilità generale o da altra data ben identificata e meno restrittiva e non, comeavviene attualmente, dalla data di invio o ricezione della fattura.3) Stampa dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari emessi o ricevutidal contribuenteI documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie sono nella maggior partedei casi formati avvalendosi di strumenti informatici; tuttavia, non possiedonodall’origine i requisiti prescritti dal D.M. per essere considerati documentiinformatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.Ciò comporta che tali documenti, pur essendo prodotti e trasmessi tramitestrumenti informatici devono essere materializzati su un supporto fisico epossono successivamente essere sottoposti al procedimento di conservazionesostitutiva, tramite acquisizione dell’immagine di tale supporto.Dai documenti in parola, però, può essere generato uno spool, ossia un’immaginedigitale statica e non modificabile, senza provvedere alla loro stampa.L’istante propone, dunque, di utilizzare gli spool generati ai fini dellaconservazione sostitutiva, e di prevedere la stampa dei documenti generati oricevuti dal contribuente soltanto in caso di accessi ispezioni e verifiche chepotrebbero intervenire nel periodo che intercorre tra la generazione dello spool edil completamento del procedimento di conservazione.4) Conservazione sostitutiva di documenti creati con strumenti elettronicinon aventi le caratteristiche dei documenti informaticiLe due risoluzioni dell’Agenzia delle entrate 9 luglio 2007, n. 161/E e 28 gennaio2008, n. 14/E hanno affermato e ribadito che i documenti creati con strumentiinformatici, che non sono emessi con il riferimento temporale e la sottoscrizioneelettronica, sono, ai fini delle disposizioni tributarie, documenti analogici edunque per la loro esistenza è necessario procedere alla materializzazione su diun supporto fisico.Soltanto dopo che il documento è stato materializzato, ossia, nella maggior partedi casi, stampato su carta, lo stesso si può dire venuto ad esistenza e, dunque, saràpossibile acquisirne l’immagine ai fini della conservazione sostitutiva.L’istante, propone, invece, che l’immagine del documento possa essere ottenutatramite lo spool di stampa, ferma restando la necessità di stampare il documento.Tale possibilità risulterebbe confermata dall’articolo 4 del D.M., che per laconservazione dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari, prevede che sidebba acquisire la relativa immagine, senza precisare ulteriormente secondoquale procedimento tale acquisizione debba avvenire.5) Invio dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazioneL’articolo 5 del D.M. prevede che il contribuente “al fine di estendere la validitàdei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'improntadell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizioneelettronica e la marca temporale”.Sostiene l’istante che, poiché ai sensi del decreto del Presidente del Consiglio deiMinistri 13 gennaio 2004, le marche temporali hanno valenza quinquennale e ilsoggetto che le ha rilasciate ne conserva copia, l’invio dell’impronta avrebbe lasola finalità pratica di portare a conoscenza delle Agenzie fiscali i nominativi deisoggetti che adottano sistemi di conservazione sostitutiva.Se la finalità ultima dell’invio è, dunque, di notiziare l’Amministrazionefinanziaria, tale effetto potrebbe essere raggiunto con un mezzo più snello emeno gravoso per il contribuente.6) Distinzione “rigida” tra fatture analogiche e fatture elettronicheL’associazione di categoria istante ritiene utile, per il decollo della fatturaelettronica, non adottare una distinzione rigida tra fattura analogica e fatturaelettronica, così che possa essere consentito ad un soggetto che emette un numerolimitato di fatture in formato elettronico di stamparne una copia su carta daconservare secondo le regole proprie dei documenti analogici.Tale modalità consentirebbe di gestire più agevolmente anche l’obbligo difatturazione elettronica nei rapporti con le Amministrazioni dello Stato, con gliEnti pubblici nazionali e con le Regioni introdotto dall’articolo 1, commi da 209a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 (finanziaria per il 2008).PARERE DELL'AGENZIA DELLE ENTRATE1) Riferimento temporale per i documenti informatici rilevanti ai finitributariIl riferimento temporale, secondo quanto espressamente stabilito dall’articolo 3,comma 1, lettera b), del D.M., assolve la funzione di attestare la data deldocumento informatico rilevante ai fini tributari.In proposito l’Amministrazione finanziaria con la circolare n. 45/E del 2005,punto 2.5.2.1, ha avuto modo di chiarire che: “il riferimento temporale consistein una informazione associata ad uno o più documenti informatici che attesta ladata e l'ora di formazione della fattura elettronica”. Tale affermazione deveritenersi valida per tutti i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizionitributarie.In particolare la data assume una specifica rilevanza sia per i documenti chevengono emessi dal contribuente, ossia escono dalla sua disponibilità per essereinviati o comunicati a soggetti terzi, come la fattura, sia documenti che non sonodestinati ad uscire dalla disponibilità del contribuente (come ad esempio libri eregistri).Secondo l’articolo 21, comma 2, del d.P.R. n. 633 del 1972 (che riprendel’articolo 226 della Direttiva comunitaria 2006/112/Ce), inoltre, “la fattura èdatata e numerata in ordine progressivo per anno solare”; il comma 3 disponeche l’attestazione della data della fattura è ottenuta tramite l’apposizione delriferimento temporale, e ai sensi del successivo comma 4, “la fattura è emessa almomento di effettuazione dell’operazione determinata a norma dell’articolo 6”.Dal combinato delle trascritte disposizione si evince chiaramente che la dataindicata nella fattura è la data di emissione del documento.Orbene è possibile che, soprattutto nelle ipotesi di fatturazione differita (articolo21, comma 4, d.P.R. n. 633 del 1972), la data di formazione del documento (dataattestata dal riferimento temporale ) non coincida con la data di emissione dellostesso (data indicata sulla fattura).Si ritiene pertanto che, così come previsto dalla normativa vigente, ognidocumento informatico rilevante ai fini delle disposizioni tributarie, e quindianche la fattura elettronica, debba presentare il riferimento temporale.Peraltro, si evidenzia che esiste uno specifico interesse dell’Amministrazionefinanziaria a conoscere quando un determinato documento sia stato formato,soprattutto se si tratta di documenti non “emessi”, cioè non destinati ad usciredalla disponibilità del contribuente, interesse che consiste nel verificare il rispettodella tempistica di formazione e conservazione del documento stesso.2) Termine per la conservazione delle fatture elettronicheCome chiarito con la circolare n. 45/E del 2005, punto 3.1, e successivamenteribadito con la risoluzione n. 161/E del 2007 “... si ritiene che il processo diconservazione delle fatture elettroniche debba essere operato entro i quindicigiorni dal ricevimento/emissione delle stesse, così come previsto dall'art. 3,comma 2, ultimo periodo, del decreto ministeriale, fermi restando i termini perl'assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli artt. 23 e 25 delD.P.R. n. 633 del 1972”.Non essendo intervenute successivamente modifiche normative non può cheribadirsi l’orientamento interpretativo già espresso.3) Stampa dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari emessi o ricevutidal contribuenteI documenti informatici per assumere rilevanza ai fini delle disposizionitributarie, oltre ad avere la forma di documenti statici ed immodificabili, devonoesser emessi con il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica.Tali requisiti devono essere presenti fin dal momento dell’emissione deldocumento, ragion per cui un documento che non presenti dall’origine la firmaelettronica qualificata ed il riferimento temporale, dovrà essere considerato comeun documento analogico formato tramite strumenti informatici.Ciò comporta che siffatto documento, carente dei requisiti per essere consideratofin dalla sua origine un documento informatico, dovrà essere materializzato su diun supporto fisico per essere considerato giuridicamente esistente ai fini delledisposizioni tributarie.La materializzazione su supporto fisico in generale e, più in particolare, la stampasu carta, sono, dunque, adempimenti ineludibili ai fini dell’esistenza stessa deldocumento formato tramite strumenti informatici ma carente del riferimentotemporale e della firma elettronica qualificata.4) Conservazione sostitutiva di documenti creati con strumenti elettronicinon aventi le caratteristiche dei documenti informaticiCome chiarito nel punto precedente, il documento creato con strumentiinformatici, ma privo, fin dal momento della sua formazione, del riferimentotemporale e della firma digitale, ai fini delle disposizioni fiscali è da considerarecome un documento analogico, per la cui esistenza è necessario lamaterializzazione su di un supporto fisico.In particolare si sottolinea che soltanto a seguito della materializzazione ildocumento potrà considerarsi giuridicamente esistente e rilevante ai fini delledisposizioni tributarie.Tuttavia, al fine della sua conservazione l’articolo 4, comma 1, del D.M. prevedeche “il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogicirilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativaimmagine, secondo le modalità di cui all'art. 3, commi 1 e 2,”A sua volta, l’articolo 3, comma 2, del D.M. rimanda alla deliberazione A.I.P.A.n. 42 del 2001, per le modalità di memorizzazione.Tale deliberazione è stata integralmente sostituita dalla deliberazione C.N.I.P.A.19 febbraio 2004, n. 11, il cui articolo 1, lettera f), così definisce il concetto di“memorizzazione”: “processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto,attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici,anche sottoscritti …”.Il successivo articolo 4, che relativo alla conservazione dei documenti analogici,stabilisce che “il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogiciavviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente suisupporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina conl'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informaticacontenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimentotemporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazioneche attesta così il corretto svolgimento del processo”.Le trascritte disposizioni non specificano con quale sistema debba avvenirel’acquisizione dell’immagine, tale modalità, dunque, deve considerarsi libera enon soggetta a specifiche regole.Tuttavia, trattandosi di acquisire l’immagine di “documenti”, ossia dellarappresentazione di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti, è necessario che ilprocedimento di acquisizione garantisca che l’immagine rispecchi in manierafedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta.Per quanto riguarda le fatture, ad esempio, sarà necessario che dall’immagineacquisita ai fini della conservazione, risultino rappresentati gli elementiessenziali, indicati dall’articolo 21, comma 2, del d.P.R. n. 633 del 1972.E’, altresì, opportuno evidenziare che, ai sensi dell’articolo 3, comma 1, letterad), del D.M., ai fini della conservazione dei documenti rilevanti ai fini delledisposizioni tributarie, è necessario che la memorizzazione avvenga su qualsiasisupporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordinecronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta.Inoltre a seguito della memorizzazione “devono essere consentite le funzioni diricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione alcognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alladata o associazioni logiche di questi ultimi”.Proiettando i principi testé enunciati alla fattispecie rappresentata dall’istante, sene ricava che, ferma restando la necessità della materializzazione su supportofisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramitestrumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti dei documentiinformatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione dellarelativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (orappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisitarispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo deldocumento.Come precisato, è indispensabile che l’immagine sia memorizzata su di unsupporto di cui sia assicurata la leggibilità nel tempo, con garanzia dell’ordinecronologico e senza soluzioni di continuità. Peraltro, fin dal momento dellamemorizzazione dovranno essere garantire le funzioni di ricerca ed estrazionesecondo i menzionati indici.In ogni caso, infine, il supporto fisico dovrà essere conservato, ed a richiestadegli organi accertatori esibito, fino al completamento del processo diconservazione sostitutiva.5) Invio dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazioneCon la circolare n. 36/E del 2006, punto 10, è stato chiarito che l’inviodell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione, della relativasottoscrizione elettronica e della marca temporale “… risponde alla finalità "diestendere la validità dei documenti informatici" conservati; in particolare,attraverso la comunicazione si attribuisce specifica rilevanza fiscale aidocumenti conservati secondo le regole del decreto”.La finalità dell’invio dell’impronta dell’archivio, della relativa sottoscrizioneelettronica e della marca temporale alle Agenzie fiscali non è, dunque, soltantoquella di portare a conoscenza dell’Amministrazione finanziaria i nominativi deisoggetti che intendono adottare sistemi di conservazione sostitutiva deidocumenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, bensì, rispondeall’esigenza di garantire l’immodificabilità sia dell’archivio che dei documentiche lo compongono, poiché eventuali modifiche dell’uno o degli altri,comporterebbero la generazione di un’impronta diversa da quella inviata.Pertanto, l’adempimento in parola non può essere sostituito da altro più agevole emeno gravoso, come proposto dall’istante.Al riguardo, si segnala che con il decreto del Ministro dell’economia e dellefinanze 6 marzo 2009 è stato modificato il termine previsto per l’invioall’Agenzia dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione; pereffetto delle novità, tale adempimento dovrà essere assolto non più entro il mesesuccessivo, bensì entro il quarto mese successivo alla scadenza dei terministabiliti dal D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322 per la presentazione delle dichiarazionirelative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive edall’imposta sul valore aggiunto.6) Distinzione “rigida” tra fatture analogiche e fatture elettronicheL’articolo 39 del d.P.R. n. 633 del 1972 espressamente dispone che: “le fattureelettroniche consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono esserearchiviate in forma elettronica”. Dal dato testuale della norma emergechiaramente che il contribuente può emettere fatture elettroniche e consegnarle ospedirle al destinatario in copia sotto forma cartacea, in tale evenienza gli è ancheconsentito conservare o la fattura in forma elettronica o la sua copia cartacea.Al riguardo l’Agenzia delle entrate con la circolare n. 45/E del 2005, punto 3.1.2,ha avuto modo di precisare che; “La fattura elettronica trasmessa e ricevuta informa elettronica deve essere conservata nella stessa forma.La fattura emessa in forma elettronica, ma consegnata o spedita in formatocartaceo, con i mezzi tradizionali o mediante strumenti elettronici (ad esempio,e-mail), può essere conservata in formato elettronico o, in alternativa, secondole modalità tradizionali, su supporto cartaceo”.I contribuenti, tuttavia, non potranno avvalersi della possibilità di conservare informa cartacea copia delle fatture emesse nei confronti delle Amministrazionidello Stato, anche ad ordinamento autonomo, degli Enti Pubblici nazionali e delleRegioni, allorquando diverranno operativi gli obblighi previsti dall’articolo 1,comma 209, delle legge n. 244 del 2007.Ciò in quanto il richiamato comma 209, espressamente prevede che: “a decorreredalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l’emissione,la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse neirapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, econ gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella esimili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, conl’osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codicedell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”.Pertanto, a decorrere dal termine che verrà fissato dal regolamento previsto dalcomma 213 per l’adempimento degli obblighi elencati dalla disposizione soprariportata, i contribuenti che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi infavore delle pubbliche amministrazioni statali e delle regioni saranno obbligatinon soltanto ad emettere, ma anche a trasmette conservare ed archiviare lerelative fatture secondo la disciplina propria della fatture elettroniche. Risoluzione Agenzia Entrate 158/E del 15 giugno 2009.

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QUESITO L’Assinform è l’associazione di categoria, aderente a Confindustria, cui partecipano le principali imprese italiane attive nel setto...

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