Le società che operano nel settore della somministrazione di luce e gas ed emettono con strumenti informatici bollette-fatture in unico esemplare, possono provvedere alla conservazione sostituiva delle distinte meccanografiche di fatturazione, anche se queste ultime contengono riferimenti al settore delle accise e delle imposte di consumo. Alle stesse distinte, inoltre, si può apporre in ogni momento data e firma digitale del responsabile della conservazione, purché si proceda all'archiviazione "con cadenza almeno annuale".
Questa, in estrema sintesi, la risposta delle Entrate - con risoluzione n. 85/E dell'11 marzo - all'interpello di una multiutility impegnata nella vendita di energia elettrica e gas, che chiede di poter procedere alla conservazione delle distinte meccanografiche di fatturazione, sostitutive della fattura purché contengano la data di emissione delle stesse, ai sensi del Dm 23 gennaio 2004.
Il dubbio dell'istante sulla legittimità di provvedere ad archiviare su supporti informatici le distinte nasce dal confronto, in termini di conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti, tra la disciplina del settore delle telecomunicazioni, regolata dal Dm 366/2000, e quella della somministrazione di luce, acqua e gas, prevista nel Dm 370/2000.
Quest'ultima si distanzia dalla prima perché non prevede espressamente la possibilità di conservare il secondo esemplare della fattura su supporti magnetici.
Nonostante questa differenza normativa, l'Agenzia precisa che esiste un comune denominatore: risiede nella portata generale del Dm 23 gennaio 2004, che estende la conservazione documentale informatizzata a tutti i documenti rilevanti a fini tributari, dunque anche alle distinte meccanografiche, realizzando così una sintesi trasversale alle discipline dei diversi settori. In questa chiave di lettura, i tecnici delle Entrate ritengono superato il contenuto della risoluzione 134/2003.
La soluzione prospettata dall'Agenzia coincide con quella addotta dal contribuente anche in merito al secondo quesito, relativo all'applicabilità della conservazione sostitutiva alle distinte meccanografiche di fatturazione che contengono riferimenti alle accise e alle imposte di consumo.
Nel formulare il parere favorevole, le Entrate richiamano la circolare 45/2005, da cui si evince che le stesse distinte meccanografiche comprensive di riferimenti ad accise e imposte di consumo non rientrano nell'esclusione dettata dall'articolo 2 del Dm 23 gennaio 2004, in quanto "estranei al rapporto giuridico d'imposta tra il soggetto attivo della potestà impositiva ed il soggetto obbligato al versamento dell'imposta".
L'Agenzia si sofferma poi su una precisazione terminologica. Le distinte meccanografiche di fatturazione, non identificandosi con le fatture, non possono dirsi "emesse" perché sono soggette a continuo aggiornamento. Ciò non toglie che la società interpellante possa provvedere a renderle, di fatto, documenti immodificabili apponendo data e firma digitale qualificata. Questa operazione può essere effettuata in qualsiasi momento, anche con cadenza giornaliera, come nel caso in esame.
Il vincolo temporale, infatti, non riguarda la facoltà del contribuente di firmare e datare i documenti in esame, ma piuttosto l'obbligo di provvedere a conservarli su supporti informatici, fissato con "cadenza almeno annuale".
Questo riferimento piuttosto generico viene meglio circostanziato dalle Entrate richiamando la Finanziaria 2008, secondo cui, da quest'anno, occorre procedere alla conservazione di libri e registri obbligatori a fini tributari entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione annuale relativa al periodo oggetto di registrazione.
E' chiaro che rimane comunque attuabile la conservazione sostitutiva a intervalli di tempo più ravvicinati, come nel caso in esame, in cui la società provvede a effettuare l'operazione ogni quindici giorni dalla data di emissione della distinta.
Resta fermo l'obbligo di accelerare i tempi di conservazione delle distinte qualora siano in corso controlli e ispezioni da parte degli organi competenti.
Ultime battute della risoluzione per precisare che la tenuta delle distinte su supporti informatici non obbliga il contribuente alla conservazione sostituiva dell'intera contabilità.
Fonte: Agenzia Entrate - Giulia Marconi
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